Facilitair management heeft als activiteit voortdurend aandacht nodig en moet continu gecontroleerd kunnen worden. Een FMIS-systeem, of een Facility Management Informatie Systeem, is ideaal om meerdere soorten facilitaire uitdagingen eenvoudig het hoofd te kunnen bieden en overzicht te houden in de facilitaire activiteiten en inzicht in de status.
Hoe kiest u nu het beste FMIS-systeem, hoe implementeert u een FMIS-systeem en/of zorgt u ervoor dat u FMIS-systeem optimaal werkt?
Ons facility camp team werkt al jaren met diverse FMIS-systemen. Vanuit die ervaring hebben we dan ook deze blog geschreven. Als u zelf een FMIS-systeem wilt gaan gebruiken, dan begint de keuze door de volgende zes vragen te beantwoorden.
1. Waarom wilt u een FMIS-systeem gaan gebruiken?
Het is belangrijk om uw doelen eerst helder te hebben. Door goed in beeld te brengen waarom u een FMIS-systeem wilt gaan gebruiken, krijgt u ook een duidelijk beeld van de uitdagingen en de eventuele problemen die moeten worden aangepakt met het FMIS-systeem. Waarom wilt u een FMIS-systeem gaan gebruiken? Welke functionaliteiten zijn er mogelijk eventueel aanvullend gewenst? Hoe gaat het beheer nu? Hoe gaat u het beheer inregelen?
2. Wat voor oplossing zoekt u precies?
Bepaal voor uzelf of u een wellicht een oplossing in de Cloud wilt of liever een on-premise oplossing. Een on-premise oplossing betekent dat de bedrijfssoftware op computers en servers binnen uw eigen bedrijfspand wordt geïnstalleerd. Beide oplossingen hebben voor- en nadelen. Ga dus niet blind voor de snelste of de modernste oplossing.
3. Wat moet het FMIS-systeem dekken?
In bepaalde situaties zoekt u naar een totaaloplossing die volledig kan worden geïntegreerd met andere systemen en/werkzaamheden, terwijl u in andere situaties meer behoefte heeft aan een oplossing voor een bepaald deel van uw bedrijf. Breng goed in kaart wat het FMIS-systeem precies moet dekken. Gaat u alle mogelijke facilitaire processen bijhouden, of gaat u het voor slechts een beperkt deel inzetten en gebruiken?
4. Wilt u op afstand kunnen monitoren?
Het is goed om te bedenken of u in staat wilt zijn om technische staat van de totale infrastructuur (apparaten en installaties) eenvoudig te monitoren vanaf afstand. Wilt u dit? Dan is het ook goed om na te denken en direct te bepalen hoe u Internet of Things gaat gebruiken. Denk hierbij ook aan zaken zoals; hoe kunnen de verschillende databronnen gekoppeld worden aan het FMIS-systeem of moet later alles handmatig worden ingevoerd?
5. Welke data heeft u precies nodig?
Stel vast welke data u precies nodig heeft om inzicht te krijgen in en grip te krijgen op uw facilitaire activiteiten of de status van apparaten en installaties en/of het vastgoed, om zo waar nodig goed te kunnen (bij)sturen. Denk hierbij niet alleen aan de diverse management rapportages, maar ook aan de nodige informatie met betrekking tot facility management zoals; contractbeheer, het eenvoudig terug kunnen vinden van contactpersonen en verantwoordelijke personen in het systeem?
6. Hoe zit het met de locaties?
Heeft u een facility managementoplossing nodig voor een enkele locatie of wilt u het gaan gebruiken voor het beheer en verschillende projecten op diverse locaties? Dit is belangrijk om vast te stellen, vooral omdat niet elk FMIS-systeem de juiste mogelijkheden biedt om projecten op diverse locaties te managen en adequaat integraal te beheren.
Overige aandachtspunten bij het kiezen van een FMIS-systeem
Door de bovenstaande vragen te beantwoorden, krijgt u al een goed beeld van wat voor u van belang is bij de selectie van een FMIS-systeem.
Vervolgens is het belangrijk om goed naar de mogelijkheden van de diverse aanbieders te kijken (de verschillende partijen hebben ook verschillende sterktes, verschillende marktpositionering en marktbenadering). Het selecteren van de juiste partij waarmee je een goede, soepele en betrouwbare samenwerking hebt is hierbij dan ook van belang zeker omdat het om een lange termijn samenwerking gaat.
Zo zijn innovatief vermogen en flexibiliteit van belang daar de markt en uw bedrijf in beweging zijn, zich verder ontwikkelen en groeien. Het FMIS-systeem moet mee kunnen bewegen op deze (bedrijfs)ontwikkelingen.
Uw facilitair management optimaal geregeld
BaseCamp Solutions is uw ervaren partner op het gebied van facilitair management. Wij maken gebruik van een professioneel FMIS-systeem, welke wij ook als een service kunnen aanbieden. Hiervoor bieden wij u Facility Camp, een totaaloplossing met als doel u volledig te ontzorgen.
Vanuit Facility Camp staan wij garant voor de beste oplossingen waar u altijd op kunt vertrouwen. Bent u benieuwd naar wat wij precies voor u in deze kunnen betekenen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie of advies.
