Het opstellen van een MJOP, ook wel een meerjarenonderhoudsplan, is belangrijk voor elke beheerder of eigenaar van een gebouw. Er is regelmatig onderhoud nodig aan het gebouw, het terrein en de aanwezige installaties. Een MJOP is een essentieel onderdeel en vormt de basis van het onderhoudsbeleid. Door het MJOP wordende verwachtte onderhoudskosten inzichtelijk gemaakt. Hierdoor verkrijg je dus het nodige inzicht voor het opstellen en reserveren van budgetten.
Een MJOP is een prachtig document, maar helaas zien wij dat veel organisaties er nog “flexibel” en niet structureel mee omgaan. Onderhoud kan vaak ‘wel even wachten’ of er is onvoldoende reserve opgebouwd om zaken nu uit te voeren. Er moet op een juiste wijze worden omgegaan met een MJOP om er daadwerkelijk voordeel uit te halen. In dit artikel, geeft het team van BaseCamp Solutions, u 6 belangrijke do’s en don’ts bij het juist implementeren van een MJOP.
DO: Duidelijkheid over onderhoudswerkzaamheden
Heel belangrijk is het vaststellen wat de grote en vaak kostbare onderhoudswerkzaamheden zijn die in de toekomst uitgevoerd moeten worden en wat “kleine” zaken zijn. Hierbij is het aan te raden om prioriteiten te stellen op basis van noodzaak. Een conditiemeting volgens de NEN-2767 maakt dit inzichtelijk. Maak een zo compleet mogelijk MJOP voor alle toekomstige onderhoudswerkzaamheden. Hierdoor ontstaat er een duidelijk inzicht en overzicht in de activiteiten die moeten worden ingepland en de geschatte te verwachtte kosten hiervan.
DON’T: Niets reserveren voor onverwachte uitgaven
Veel onderhoudswerkzaamheden kunnen worden vastgelegd in een MJOP. Het is niet aan te raden om al het beschikbare budget te reserveren voor enkel deze werkzaamheden. Er kunnen en zullen altijd calamiteiten plaatsvinden, of stijging van materiaalkosten en arbeidskosten en u kunt te maken krijgen met meer onderhoud en reparaties dan verwacht. Hier moet uiteraard ook budget voor aanwezig zijn. Het niet meenemen van een budget voor onverwachte uitgaven in het MJOP is dan ook een fout die grote gevolgen kan hebben.
DO: Onderhoudskosten ruim vaststellen
Van bepaalde onderhoudskosten zal direct duidelijk zijn hoe hoog deze uitvallen. Bij andere onderhoudskosten is dit niet het geval. Hiervoor zullen bijvoorbeeld eerst meerdere offertes moeten worden aangevraagd. Toch is het wel aan te raden om een overzicht van de te verwachten onderhoudskosten op te nemen in het MJOP. Stel hiervoor zo goed mogelijk de kosten vast. Heeft u (nog) geen zekerheid over bepaalde onderhoudskosten? Schat deze dan zo reëel mogelijk in binnen het MJOP. Vraag hiervoor desnoods budgetvoorstellen vanuit leveranciers.
DON’T: Ongewenste situaties en overlast buiten beschouwing laten
Er kunnen altijd ongewenste situaties plaatsvinden die tot overlast lijden. Denk daarbij aan storingen, lekkages, maar ook aan klachten van gebruikers over een situatie in en/of rondom het pand. Of personen die overlast en schade veroorzaken aan uw gebouw. In het vervelendste geval brengen dergelijke zaken extra kosten met zich mee, en dit wilt u uiteraard waar mogelijk voorkomen.
Het is daarom aan te raden om in het MJOP ook aandacht te besteden aan het beperken van onnodige overlast en ongewenste situaties. Mogelijk betekent dit dat er een preventieve investering moet worden gedaan, welke uiteraard ook direct in het MJOP kan worden verwerkt.
DO: De gewenste onderhoudskwaliteit behouden
Niet alleen onderhoud staat centraal in een MJOP. Ook de kwaliteit van onderhoud dient hierin aandacht te krijgen. Uiteraard wilt u de investeringen zo laag mogelijk houden, maar dit mag niet betekenen dat de kwaliteit van de onderhoudswerkzaamheden daarmee achteruitgaat. Besteed in het MJOP altijd aandacht aan de realisatie en het behoud van de kwaliteit van onderhoud die wenselijk is of de duurzaamheid die gewenst is.
DON’T: Geen aandacht besteden aan waardeontwikkeling
Met een MJOP verdeelt u de investeringen en uitgaven op een strategische manier. Onderhoud kost nu eenmaal geld. Toch is het wel ook verstandig om binnen een MJOP aandacht te besteden aan het ‘verdienen’ van geld. We hebben het dan over activiteiten die op de eerste plaats zorgen voor het behoud van de waarde van het gebouw. Daarnaast kan er ook worden gedacht aan investeringen die zorgen voor een waardeontwikkeling van het gebouw. Denk daarbij aan het verduurzamen, isoleren, vernieuwen of energiezuiniger maken.
Ervaren partner in facilitair- en vastgoedbeheer
Het is uiteraard belangrijk dat er regelmatig onderhoud plaatsvindt aan gebouwen, installaties en terreinen. Professioneel en tijdig (slim) onderhoud voorkomt grotere problemen, en daarmee uiteraard ook hogere kosten. In een MJOP worden alle noodzakelijke planbare onderhoudswerkzaamheden omschreven.
Het is belangrijk om het MJOP actueel te houden en adequaat op te volgen. Wij informeren u graag over wat wij voor u vanuit Facility Camp kunnen betekenen op het gebied van facilitair- en vastgoedbeheer. Neem vrijblijvend contact met ons op.
