Als facility manager bent u ook verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarlijkse budgettering voor inkoop en onderhoud. Dit vraagt niet alleen om tijd en ervaring, maar ook om veel uitzoekwerk. Er moet onder meer worden vastgesteld hoeveel, welke en hoe er met investeringen en kosten dient te worden omgegaan in het volgende boekjaar.
Het primaire en facilitaire proces van nu én de toekomst moet goed in kaart worden gebracht. Daarbij moet worden bepaald welke investeringen en dagelijkse uitgaven wel en welke kosten niet worden gebudgetteerd. Werken volgens de NEN-2667 met een conditiescore maakt het maken van budgetteringen al veel eenvoudiger. Het team van BaseCamp Solutions helpt u graag verder met 6 belangrijke stappen voor een goed onderbouwde facility budgettering.
1. Het in kaart brengen van de huidige kosten
Loop historische gegevens na en contracten na om de kosten van de afgelopen jaren in beeld te brengen. Het gaat hierbij om kosten van de organisatie zelf en om kosten van ingekochte diensten en producten. De overeenkomsten geven duidelijkheid over tarieven. Vervolgens loopt u per onderdeel binnen de organisatie alle uitgaven na (o.a. check op inkooporders en facturen) om de kosten in kaart te brengen. Denk hierbij onder meer aan kosten van huisvesting, materialen, de opslag, schoonmaak, catering, beveiliging, het eventuele wagenpark, keuringen en onderhoud aan gebouwen en/of installaties.
2. De toekomstige kosten inschatten
Een belangrijke tweede stap is het opstellen van een prognose. Maak een zo goed mogelijke schatting van de kosten die de komende periode (kalenderjaar) gemaakt zullen worden.
Wat moet er in het komende jaar worden geleverd aan diensten, projecten door de facilitaire organisatie? Hierbij is het belangrijk om meerdere aspecten mee te nemen in de berekeningen zoals; de gebruikelijke kosten, de bijzondere kosten, kosten verbonden aan overeenkomsten en houdt ook rekening met niet planbare kosten en met eventuele prijsstijgingen.
En tot slot houdt ook rekening met (geplande) niet veranderingen in servicelevels en de mogelijke impact hiervan op de kosten.
3. Opstellen van een indicatief budget
Maak nu een duidelijk overzicht van alle inkooponderdelen en geef hierbij per item aan wat de vaste kosten zijn, welke overeenkomst erop van toepassing is en tegen welke tarieven eventuele extra dienstverlening kan worden geleverd. Verder kijkt u onder meer ook naar de noodzakelijke eigen middelen, de eigen huisvesting en de verwachte personele kosten. Op basis hiervan kom je tot een indicatief budgetbedrag dat nodig is voor de verlening van alle gewenste diensten in het komende jaar.
4. Het voeren van onderhandelingen
Een facility manager bekijkt vervolgens samen met de afdeling inkoop welke mogelijkheden er zijn om kosten te verlagen of besparingen door te voeren. Hoe meer er bespaard kan worden, hoe minder budget er nodig is wat direct een positief resultaat heeft op het eindresultaat van de organisatie.
Uiteraard draait het niet alleen om kosten en besparen, het is ook belangrijk om oog te houden op de kwaliteit, service en duurzaamheid. Een facility manager doet er goed aan om jaarlijks in gesprek te gaan met relevante leveranciers over deze zaken en zo te komen tot betere/innovatieve oplossingen tegen de best mogelijke integrale kosten
5. Het definitief maken van de begroting
In veel gevallen is er ruimte om te onderhandelen met leveranciers of om samen met leveranciers te komen tot betere integrale oplossingen. Wanneer de leveranciersgesprekken hebben plaatsgevonden kunnen de resultaten hiervan worden verwerkt in een meer definitieve begroting.
Deze definitievere en onderbouwde begroting Kan dan in overleg met de directie en/of MT team worden besproken en vastgesteld.
6. Budgetbewaking
Tot slot is het belangrijk om de uitgaven/het budget adequaat te bewaken. Voor de facility manager is het belangrijk om periodiek op vaste momenten, een overzicht te krijgen van alle facilitaire kosten die in de betreffende maand daadwerkelijk zijn gemaakt door de organisatie. Inzicht in de gemaakte kosten op product/dienst/project niveau zorgt ervoor dat het goedgekeurde budget kan worden gemonitord, kan worden bewaakt, en wanneer noodzakelijk kan worden aangepast.
Uw partner in facility management
BaseCamp Solutions is uw ervaren servicepartner voor facilitairbeheer, vastgoedbeheer en facilitaire inkoop. Via onze servicedesk zorgen wij voor een complete en professionele operationele facilitaire ontzorging. Vanuit onze kennis en expertise bieden wij een professionele dienstverleningen acteren wij als verlengstuk van uw organisatie. Wij pakken zaken via efficiënte processen en een geautomatiseerde aanpak op en zorgen voor een adequate afhandeling en borgen zo een doelmatige aanpak en de continuïteit van uw bedrijfsvoering.
U krijgt meer grip en inzicht in al uw facilitaire zaken en uitgaven. Wij helpen u zo een betere serviceverlening te bieden aan uw interne klanten en de kosten te verlagen. Geïnteresseerd? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Wij informeren en adviseren u graag.
