Een professionele facility managementorganisatie volgt de marktontwikkelingen nauwlettend en past zich erop aan daar waar nodig en nuttig. Dit om zo zijn werk beter te kunnen doen en in te spelen op de eventueel wijzigende klantvraag.
De afgelopen jaren stonden in het thema van thuiswerken, maar nu gaan velen weer terug naar kantoor. 2023 brengt ons ook een aantal veranderingen die voor een facility manager van belang zouden kunnen zijn.
Het team van BaseCamp Solutions neemt voor haar klanten onder andere het dagelijks facilitair beheer uit handen. Hierdoor zien wij vrij snel de verschuivingen en trends in de markt. In dit artikel geven wij je graag een inzicht in wat je in 2023 kan verwachten op het gebied van facility management. Los van zaken waar we onverwachts met zijn allen nog tegenaan kunnen gaan lopen of mee geconfronteerd kunnen worden. Een goede facility manager is voorbereid op wat komen gaat.
1. Kantoor as a Service
We zijn binnen het bedrijfsleven al langer bekend met SaaS-oplossingen, ook wel Software as a Service genoemd, waar we ook in 2023 veel gebruik van gaan maken. Bijvoorbeeld Microsoft 365, Zoom, software licenties of andere digitale diensten. Met deze oplossingen wordt er toegang gegeven tot connectiviteit zonder dat er een hoge investering nodig is. Ofwel betalen voor gebruik en niet voor bezit. Dit principe gaan we ook steeds meer zien in de wereld van kantoorruimten en werkplekken, wat gezien kan worden als Kantooroplossingen as a Service.
Denk daarbij aan werkplekken, koffie, multi-functionals of onderhoud van zaken. Dit betekent dat facility management zich moet gaan focussen op een goede werkplekstrategie die ervoor zorgt dat de werknemers voorzien zijn van werkplekfaciliteiten die ze op een bepaald moment nodig hebben.
2. Data driven duurzame oplossingen
Facility management gaat steeds meer draaien om het vinden, doorvoeren en aanbieden van duurzame oplossingen op basis van data. Een groot deel van de wereldwijde uitstoot is afkomstig van gebouw gebonden activiteiten en relatief veel faciliteiten worden onderbenut. Dit zorgt ervoor dat er meer aandacht ontstaat voor het inbouwen van energie-efficiëntie in de processen en/of optimalisatie van gebruik en benutting. Hier kan op meerdere manieren aandacht aan worden besteed, waaronder het voortdurend monitoren van de bezetting, het afsluiten van delen van gebouwen, het uitschakelen van airco of verwarming en bepaalde delen van een gebouw meerder functies toebedelen. Al met al, op zoek naar duurzame, creatieve en wellicht innovatieve oplossingen.
3. Kritischer kijken naar kantoorruimten
Aansluitend op de vorige twee punten moet facility management meer aandacht besteden aan de kantoorruimten en de indeling hiervan. We gebruiken kantoren met werkplekken compleet anders dan enkele jaren geleden. We zijn gewend geraakt aan de hybride vorm werken in diverse varianten. We werken steeds meer digitaal en medewerkers hebben meer vrijheid gekregen in de keuze om op kantoor of thuis te werken.
Er moet kritischer worden gekeken naar de kantoorruimten en de manier waarop deze worden benut. Zo kan men veel verspilling op de dagen waarop kantoorruimten leger zijn, voorkomen. De werkplekken moeten meer geflexibiliseerd (te gebruiken voor verschillende doelen) en gevitaliseerd worden met gezonde oplossingen, zoals loopbanden of fietsen onder het bureau. Om personeel aan te trekken en te behouden is het verder belangrijk om het kantoor ‘gezellig’ of ‘huiselijk’ te maken. Houd hierbij rekening met de volgende zaken: Hoe vaak en wanneer zijn mensen op kantoor, hoe willen mensen (samen)werken, hoe willen we collega’s ontvangen en ontmoeten, hoe creëren we energie en hoe houden we medewerkers vitaal? Dus: informeer, analyseer en faciliteer!
4. Data verzamelen met behulp van sensoren
Het gebruik van sensoren om bijvoorbeeld de bezetting op kantoren te registreren en te monitoren, neemt toe. Er zijn meerdere manieren om de bezetting te monitoren, maar we zien dat de voorkeur hierbij steeds vaker uit gaat naar de inzet van zogenaamde aanwezigheidssensoren. Deze sensoren leggen vast hoe en hoe vaak een werkruimte wordt benut. Automatische sensoren en de data die daaruit ontstaat, zijn voor een facility manager zeer waardevol. Op basis van een data-analyse kun je zorgen voor een beter en efficiënter gebruik van werkruimten.
Door data te verzamelen en te analyseren, kunnen er bovendien kosten worden bespaard op verwarming en/of verlichting. Lampen en verwarmingen gaan pas aan (en verbruiken) op het moment dat ze hierdoor via een signaal vanuit de sensor getriggerd worden. Ga je dit jaar dus verder verdiepen in de term IOT (Internet of Things) en kijk wat voor uw organisatie wenselijk en haalbaar is.
5. Een shift naar IFM
Facility management schuift in de grotere organisatie steeds meer op naar Integrated Facility Management oplossing, ook wel IFM genoemd. Steeds meer organisaties gaan de samenwerking aan met een facilitaire dienstverlener die hen daar waar gewenst volledig professioneel kan ontzorgen. De aparte diensten en systemen worden samengevoegd tot een enkele strategische service voor een meer integraal (compleet) facilitair beheer en volledigere ontzorging.
IFM klinkt als een makkelijke oplossing, maar vraagt om strategische keuzes. waaronder durven loslaten, inspanning, commitment en vertrouwen. Dit voelt voor veel mensen als een forse investering en kost daarnaast een lange tijd om te realiseren (ofwel geduld). De vraag is of dat je dat allemaal wel moet loslaten. Een facilitair management heeft echter steeds meer impact op de beleving van je medewerkers en het binden van jemedewerkers. Ofwel; facilitair management wordt strategischer.
Facility management is dus aan veranderingen onderhevig en veel in beweging. Het is belangrijk om als facilitaire organisatie actief te anticiperen op de ontwikkelingen en mee te bewegen waar gewenst/nodig, terwijl de kwaliteit van je facility management stabiel hoog blijft of zelfs verbetert.
Volledige operationele facilitaire ontzorging
Wil je ruimte maken voor een professionelere facilitaire management organisatie en tegelijk grip en controle houden op de facilitaire zaken? Wil je zelf sturing én richting geven aan de facilitaire ontwikkelingen? De diensten van BaseCamp Solutions zijn dan wellicht een mooie en handige stap voorwaarts!
Met onze dienst Facility Camp borg je het operationeel facilitair beheer (je zorgt voor inzicht en grip), waardoor het creëren van ruimte binnen je eigen team voor de meer tactische en strategische vraagstukken. Verder zorgen wij vanuit Facility Camp op basis van data-analyses voor input die de facilitaire dienstverlening helpt met verbetering.
Team Facility Camp is dé ervaren partner voor volledige ontzorging op het operationele facilitaire vlak. Wil jij precies weten wat wij voor jou kunnen betekenen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.
