Een facilitair manager stelt, stuurt, bewaakt en rapporteert over de facilitaire doelstellingen. Hierbij maakt de facilitair manager bijvoorbeeld gebruik van KPI’s, ook wel Key Performance Indicators of Kritieke Prestatie Indicatoren genoemd.
We krijgen vaak de vraag wat nu geschikte KPI’s zijn voor een facilitair manager en of we hier voorbeelden van hebben. In dit artikel deelt het team van BaseCamp Solutions 10 basis KPI’s die voor elke facilitair manager relevant zijn.
1. Preventief en reactief onderhoud
Preventief onderhoud moet in juiste verhouding staan tot reactief (ook wel correctief) onderhoud. Door deze verhouding te optimaliseren kunnen problemen en kosten worden voorkomen. Het is daarom voor een facilitair manager belangrijk om goed inzicht te hebben in zowel het preventief onderhoud als het reactief onderhoud over een langere periode. Dit geeft de nodige informatie over hoe de planmatige uitvoering van onderhoudswerkzaamheden dient plaats te vinden of welke investeringen gewenst zijn om problemen of storingen te voorkomen in plaats van op te lossen.
2. Responstijd en voltooiingstijd
Een facilitair manager heeft met name voor de kritische zaken optimaal inzicht nodig in zowel de responstijd als de voltooiingstijd voor werkorders. Het moet altijd duidelijk zijn wie verantwoordelijk is voor de uitvoering van een werkorder, maar een facilitair manager moet ook optimaal inzicht hebben in de doorlooptijd. Dit betekent dat er een gemiddelde responstijd en voltooiingstijd bekend moet zijn. Op die manier ontstaat er duidelijkheid over de tijd van openen tot sluiten van een werkorder en kan men nog beter sturen op doelmatigheid.
3. De kosten per vierkante meter
Een facilitair manager heeft inzicht in en kan sturing geven aan de kosten per vierkante meter. Het gaat hierbij onder andere om de volgende kosten:
- Operationele kosten
- Energiekosten
- Schoonmaakkosten
- Facilitaire kosten
- Beveiligingskosten
- Preventiekosten
- Onderhoudskosten (preventief en reactief).
Bovendien kun je denken aan aanvullende zaken, zoals de cateringkosten per medewerker of de facilitaire inkoopkosten per afdeling.
Elke kostenpost geeft een ander specifiek inzicht. Zo maken de operationele kosten per vierkante meter duidelijk welke budgettaire wijzigingen er mogelijk moeten worden doorgevoerd, in hoeverre medewerkers efficiënt worden ingezet en in welke mate apparatuur goed onderhouden wordt. De energiekosten per vierkante meter maken daarentegen duidelijk hoeveel koeling, verwarming en elektriciteit er nodig is om de betreffende faciliteit draaiende te houden. Bovendien laat deze kostenpost zien waar verbruik verhoudingsgewijs hoog ligt en besparingsmogelijkheden liggen.
4. Reparaties en nieuwe apparatuur
Een optimaal inzicht in de staat en levensduur (en de geldende garantietermijnen) van apparatuur en/of installaties is onmisbaar. Met deze informatie kunnen namelijk de juiste beslissingen genomen worden over wat te doen (repareren of vervangen). Op deze manier wordt er zorgvuldig omgegaan met de beschikbare en wellicht schaarse (financiële) middelen.
5. Personeelsproductiviteit
Voor een facilitair manager is het essentieel om te weten hoe het gesteld is met de productiviteit van het personeel. Op de eerste plaats geeft dit een duidelijk beeld van de tijd die in beslag wordt genomen voor bepaalde taken. Daarnaast laat het zien waar nog capaciteit ligt. Dit geeft bovendien een indruk van hoe optimaal de processen zijn en waar wellicht verbeterpotentieel is.
6. Tevredenheid van de medewerkers
Om een helder beeld te krijgen van de algehele en specifieke tevredenheid van medewerkers over de facilitaire dienstverlening, trends tijdig te signaleren en actie te nemen daar waar gewenst, moet de tevredenheid van medewerkers worden uitgedrukt in een score. Wanneer het gaat om medewerkers, dan staat tevredenheid vaak in directe verbinding met de productiviteit. Als de tevredenheidsscore van de meeste medewerkers aan de lage kant ligt, dan duidt dit vaak op onderliggende problemen. Hierbij kan worden gedacht een onveilige werkomstandigheden of factoren die hen ervan weerhouden te doen wat zij behoren te doen. Dit verhoogt de personeelskosten, omdat het verloop hierdoor over het algemeen verhoogd wordt.
“Als alles goed gaat, merk je niet dat wij er zijn.”
7. Totaal aantal meldingen van storingen
Storingen wijzen altijd op een gebrek. Dit kan een gebrek aan kwaliteit zijn, maar ook een gebrek in het schema voor onderhoud. Het kan daarentegen ook duiden op een structureel probleem. Om deze reden is het voor een facilitair manager belangrijk om optimaal inzicht te hebben in het totaal aantal meldingen van storingen. Gaat het om een toenemend of groot aantal? Dan kunnen deze storingen verder worden geanalyseerd om zo te zien waar actie gewenst is.
8. Oplostijden
De gemiddelde oplostijd moet duidelijk in beeld worden gebracht. Hoe korter de oplostijden, hoe beter. Wanneer de oplostijden te lang zijn of toenemen, dan kan dit duiden op problemen binnen het proces die een voltooiing binnen een redelijke tijd in de weg staan. Verder kan het ook duiden op een slechte planning of issues bij de leverancier. Wanneer taken niet op tijd kunnen worden voltooid, dan levert dit in de praktijk altijd problemen op voor, onder meer, de efficiëntie van workflows. Dit kan uiteindelijk leiden tot continuïteitsproblemen in het primaire proces.
9. Klachten van interne klanten
Klachten zijn een bron/signaal voor verbeteringen. Het hoeven niet altijd de medewerkers te zijn die klachten delen. Klachten kunnen namelijk ook komen van externe partijen en/of klanten. Iedere klacht is van belang en verdient voldoende aandacht.
Het is belangrijk om inzicht te hebben in de hoeveelheid klachten en de soort klachten, maar ook in de status van al ondernomen acties. Hebben de acties het gewenste resultaat of moet er nog meer actie ondernomen worden? Toenemende of een grote hoeveelheid klachten verwijst altijd naar pijnpunten die verder moeten worden geanalyseerd en structureel moeten worden aangepakt.
10. Servicetijd bij storingen
Als laatste is het belangrijk voor een facilitair manager om optimaal inzicht te hebben in de gemiddelde reactietijd op een melding of een storing. Het is hierbij ook belangrijk om te weten wat de servicetijd bij storingen is en of dat deze overeenkomt met de gemaakte afspraken (Service Level Agreement). Deze informatie geeft inzicht in de duur waarvoor zaken naar verwachting stil komen te liggen en de consequenties hiervan.
Operationele facilitaire ontzorging op maat
Facilitair beheer is veelomvattend en kost veel tijd. Je kunt kostbare tijd besparen door samen te werken met een ervaren partij die volledige operationele facilitaire ontzorging op maat kan bieden. BaseCamp Solutions staat graag voor je klaar, vanuit onze dienstverlening Facility Camp.
Wij zorgen voor passende oplossingen, gebruiksvriendelijke en doelmatige processen, risicoverlaging en meer sturing en grip op de facilitaire uitgaven en activiteiten. Doordat wij onze klanten volledig ontzorgen op operationeel administratief gebied, kunnen onze klanten zich meer focussen op de belangrijkere facilitaire zaken. Wil je meer weten over onze aanpak en de voordelen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Wij informeren en adviseren je graag.
