Als facilitair manager valt vastgoedbeheer ook vaak onder je verantwoordelijkheden. Het is aan jou om ervoor te zorgen dat al het vastgoed (kantoor, magazijn, werkplaats etc.) voldoet aan de actuele wet- en regelgeving. Niet alleen voor de veiligheid van de medewerkers, maar ook voor de verzekering. Wanneer dit niet het geval is, en er gebeurt iets als direct of indirect gevolg hiervan, dan kunnen de gevolgen groot zijn. Valt er iemand van een trap omdat er een trede los zit? Raakt iemand gewond omdat er iets van het dak waait? Een ongeluk zit helaas vaak in een klein hoekje.
Dit zijn zomaar wat voorbeelden van wat er kan gebeuren. Het is daarom belangrijk om de (jaarlijkse) certificeringen voor wet- en regelgeving te borgen en op de juiste momenten keuringen uit te laten voeren en dit goed vast te leggen. Weet je echter welke keuring dit zijn en wie opdracht geeft om dit uit te laten voeren? Het team van BaseCamp Solutions ziet regelmatig dat organisaties de borging van deze keuringen niet goed geregeld hebben. In dit blog geven wij je daarom een aantal tips!
Grote risico’s als de certificeringen niet op orde zijn
Wanneer de certificeringen niet op orde blijken te zijn op het moment dat er iets misgaat, dan kom je gemakkelijk in de problemen. Gebruikers van het pand kunnen ernstig gewond raken en helaas komen ook fatale ongevallen in de praktijk voor. Uiteraard vindt er dan een onderzoek plaats en zal ook worden gecontroleerd of alle certificeringen in orde zijn. Stel dat er een ongeluk gebeurt met een machine en deze machine blijkt niet op tijd opnieuw gekeurd te zijn, dan kunnen de financiële gevolgen hiervan voor de organisatie groot zijn. Dit zijn risico’s die je niet wilt nemen.
Keuringen waaraan je o.a. moet denken zijn:
- NEN 3140 (elektrische installatie)
- Brandinspectie
- NEN 2767 (conditiemeting)
- Scope 12 (Zonnepanelen)
- Liften/roltrappen
Meer aandacht voor veiligheid en onderhoud
Binnen het facilitair beheer ontstaat er steeds meer aandacht voor zowel het onderhouden van eigendommen als het veilig beheren ervan. Dit is dan ook belangrijk om de risico’s zo veel als mogelijk uit te sluiten. Er is meer aandacht voor de wet- en regelgeving en het naleven ervan, maar ook voor de noodzakelijke certificeringen, vergunningen en instructies.
Om certificeringen voor de wet- en regelgeving te borgen zijn twee zaken belangrijk, namelijk inventarisatie en aansluitende actie.
1. Inventarisatie van alle objecten en eigendommen
Een eerste belangrijke stap is het inventariseren van alle aanwezige objecten, gebieden en eigendommen. Leg hierbij een duidelijke basis aan waar altijd op terug kan worden gevallen. Denk hierbij dus ook aan welke certificaten en inspectierapporten er nodig en/of nuttig zijn, aan de aanwezigheid van onderhoudscontracten, aan wie de leveranciers zijn en aan welke installaties en constructies aandacht nodig hebben. Dit zorgt voor een optimaal inzicht én een maximaal overzicht. Wat helpt bij sturing.
2. Aansluitende actie
Wanneer alles goed geïnventariseerd is, dan kan er op basis daarvan de juiste aansluitende actie worden genomen. Hierbij is het belangrijk om een proactieve houding aan te nemen en vooruit te kijken. Stel vast wie waarvoor verantwoordelijk is. Denk bijvoorbeeld aan liften en roltrappen, noodverlichting, noodaggregaten en brandtrappen. De documentatie en controlelijsten dienen altijd up to date te zijn. Hierbij wordt ook vastgesteld wanneer er een nieuwe controle, inspectie of onderhoudsbeurt moet plaatsvinden om te voorkomen dat een certificering of goedkeuring verloopt. Op deze manier is altijd alles te herleiden en kun je de certificeringen voor wet- en regelgeving borgen.
BaseCamp Solutions staat voor je klaar
Als facilitair manager draag je vaak de verantwoording dat het vastgoed van de organisatie aan alle wetten en regels voldoet. Is dit niet het geval en gaat er iets mis? Dan kunnen de financiële gevolgen dus groot zijn. Dit kan effectief worden voorkomen door ervoor te zorgen dat er altijd wordt voldaan aan de actuele wetten en regels.
BaseCamp Solutions ontzorgt en biedt integrale gecoördineerde serviceoplossingen voor facilitair en vastgoedbeheer vanuit ons Facility Camp. Ben je benieuwd naar wat wij precies kunnen betekenen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Wij informeren en adviseren je graag.
