Hoe is de inkoop op dit moment geregeld binnen jouw organisatie? Mag iedereen inkopen, moet dit altijd worden goedgekeurd ofwel is er een duidelijk beleid? Een professionele inkoopfunctie is belangrijk voor het succes van elke organisatie. Een goed gestructureerd en professioneel inkoopproces helpt niet alleen bij het beheersen van de kosten, maar draagt ook bij aan de kwaliteit en continuïteit van de bedrijfsvoering.
Voor diverse klanten verzorgen wij dagelijks alle inkopen die gedaan moeten worden, van bloemetjes tot groot onderhoud door aannemers tot aan ICT-diensten en producten. Door onze uitgebreide en professionele dienstverlening krijgen onze klanten ook direct meer inzicht in en grip op de uitgaven.
Op basis van onze ervaring delen we graag de stappen die jij kunt zetten om een stevige basis te leggen voor het optimaliseren en professionaliseren van de inkoopfunctie binnen jouw organisatie.
1. Analyseer de inkoopvolwassenheid
De eerste stap is het uitvoeren van een grondige analyse van de bestaande integrale inkoopfunctie. Kijk hierbij o.a. naar de inkooporganisatie, het beleid, de systemen, de processen, de uitgaven (spend), de facturen, aantal leveranciers en de contracten. Ofwel wat is de huidige volwassenheid van de inkoop functie versus wat is de ambitie en waar liggen de uitdagingen.
Identificeer eventuele inefficiënties, knelpunten en verbeterpunten. Gebruik hierbij bijvoorbeeld een SWOT-analyse (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) om een duidelijk beeld te krijgen Zo zie je direct waar het al perfect loopt en op welke punten er belangrijke verbeteringen nodig zijn. Daar kun je dan verder mee aan de slag.
Noot: De inkoopfunctie is een schaarse functie wat betekent dat goede inkopers lastig te vinden zijn. Ofwel zorg ervoor dat je de eigen mensen uitdaagt en bindt. Bedenk dus goed hoe jij je schaarse inkoopresources het beste inzet en wat je zelf doet (kerntaken) of wat je beter laat doen door een gespecialiseerde externe.
2. Stel duidelijke doelen en KPI’s
Het vaststellen van duidelijke doelen en zogenaamde Key Performance Indicators (KPI’s) is belangrijk voor het monitoren en verbeteren van de integrale inkoopactiviteiten. Deze doelen moeten SMART zijn: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. KPI’s kun je verbinden aan wat voor jouw organisatie relevant is. Hierbij kun je denken aan zaken zoals; het realiseren van kostenbesparingen, aan de betrouwbaarheid van leveringen, duurzaamheid, de naleving van de contracten maar ook de doelmatigheid en rechtmatigheid van processen.
3. Implementeer een professioneel inkoopsysteem
Een goed inkoopsysteem helpt bij het automatiseren en standaardiseren van de inkoopprocessen. Dit verhoogt de efficiëntie en zorgt voor betere controle op en inzicht in de uitgaven. Onder de meest gebruikte professionele inkoopsystemen in Nederland vinden we bijvoorbeeld SAP Ariba, Coupa, Exact, Afas en SpendCloud. Het is vooral belangrijk dat het inkoopsysteem goed past bij jouw specifieke inkoopprocessen en uitdagingen. Probeer zo veel mogelijk gebruik te maken van standaard systeem oplossingen en zo te zorgen voor een snelle en kostenefficiënte implementatie.
4. Ontwikkel een leveranciersmanagement strategie
Door het toepassen van de juiste strategie en goede en sterke relaties met leveranciers te ontwikkelen, verdien je als het ware een voorkeurspositie bij deze leveranciers. Hierdoor verbetert de samenwerking, wat extra zekerheden biedt met betrekking tot leveringen.
5. Investeer in opleiding en ontwikkeling
De professionalisering van inkoop vereist goed opgeleide medewerkers. Investeer in trainingen en opleidingen om de kennis en vaardigheden van jouw inkoopteam continue te verbeteren. Dit helpt hen om beter te presteren en draagt bij aan de algehele professionaliteit van de inkoopfunctie. Medewerkers voelen zich ook meer betrokken wanneer zij de kans krijgen om verder te ontwikkelen, waardoor ze zich productiever inzetten en je medewerkers langer weet te binden.
6. Zorg voor compliance en risicobeheer
Compliance met wet- en regelgeving is een heel belangrijk onderdeel van een professionele inkoopfunctie. Zorg ervoor dat alle inkoopactiviteiten voldoen aan de relevante regelgeving en geldende richtlijnen. Verder is risicobeheer belangrijk om potentiële problemen in de supplychain te identificeren. Door mogelijke problemen tijdig op te sporen ontstaat de mogelijkheid om deze op te lossen voor ze daadwerkelijk tot verstoringen in de processen leiden.
Het versterken van de strategische relaties met leveranciers helpt ook bij het verkleinen van de risico’s en het verhogen van de efficiëntie.
7. Gebruik technologie en data-analyse
Maak gebruik van moderne technologieën en data-analyse om inkoopbeslissingen te ondersteunen. Data-analyse kan helpen bij het identificeren van trends, het voorspellen van toekomstige behoeften en het optimaliseren van voorraadbeheer. Hierdoor ben je beter in staat om snel in te spelen op marktontwikkelingen.
8. Focus op duurzame inkoop
Duurzaamheid wordt steeds belangrijker. Ontwikkel een duurzaam (maatschappelijk verantwoord) inkoopbeleid dat rekening houdt met de milieu- en sociale impact van je inkoopactiviteiten. Dit draagt bij aan een positief bedrijfsimago en kan ook helpen kosten te besparen.
Hoge duurzaamheidsnormen resulteren vaak ook tot langdurige relaties met leveranciers (klanten) die dezelfde waarden delen. Ofwel helpt bij het versterken van de reputatie van je organisatie, evenals de veerkracht.
Of je inkoop uitbesteden?
Het professionaliseren van inkoop vraagt om een gestructureerde aanpak en voortdurende inspanningen. Door de huidige inkoopfunctie integraal te analyseren en te verbeteren, duidelijke doelen te stellen, technologie te implementeren, te investeren in medewerkers en te zorgen voor compliance en duurzaamheid, leg je een solide basis (fundament) voor een professionele inkoopfunctie.
Het team van BaseCamp Solutions staat klaar om je hierbij te ondersteunen met onze uitgebreide ervaring en expertise op het gebied van inkoop en inkoopbeheer. Neem contact met ons op voor meer informatie over hoe wij jouw organisatie kunnen helpen professionaliseren of ontzorgen op het gebied van inkoop.
