Een Facility Management Informatie Systeem, of FMIS, biedt voor iedere organisatie veel voordelen. Het belangrijkste voordeel is wel het inzicht krijgen in je facilitaire zaken en daardoor grip hebben op deze facilitaire zaken waardoor je kosten kunt besparen. Dit zijn waarschijnlijk dan ook de voornaamste reden om een FMIS systeem te implementeren in jouw organisatie.
Om het maximale resultaat te bereiken is het wel belangrijk dat het FMIS systeem op de juiste wijze wordt geïmplementeerd en toegepast. Bij onze klanten implementeren wij altijd een FMIS systeem waar vanuit wij alle facilitaire zaken beheren en de gerelateerde inkopen uitvoeren. Met Facility Camp haal je facilitair beheer, vastgoedbeheer en facilitaire inkoop als een dienst in huis. Een mooie en handige manier om zo altijd gegarandeerd te zijn van professionele ondersteuning op operationeel facilitair gebied.
FMIS-implementatie traject
Heb je besloten om een FMIS systeem te gaan implementeren in je organisatie? Dan geeft het team van BaseCamp Solutions je graag 15 bruikbare tips voor een geslaagde FMIS-implementatie. Doe je voordeel met het toepassen van deze tips.
1. Bereken een realistische indicatie van exploitatiekosten
Zoals gezegd is het belangrijkste doel van het implementeren van een FMIS systeem vaak het beter kunnen beheersen van de kosten en/of het bereiken van een kostenbesparing.
Het juist inschatten/berekenen van de te verwachten exploitatiekosten is hierbij dus van belang. Via FMIS systeem heb je toegang tot relevante historische data en informatie zoals; de aankoopkosten, de leeftijd van een apparaat, de status van een apparaat, de storingen en de gemaakte onderhoudskosten, al deze informatie helpt bij het opstellen van een realistische indicatie van de exploitatiekosten of het maken van een afweging voor eventuele vervanging.
2. Houd de implementatie overzichtelijk
Het is mogelijk om alle modules die bij de FMIS systeem horen in één keer te implementeren. Dit impliceert vaak een grote verandering en zorgt daardoor voor onduidelijkheden. Het is beter om de modules gefaseerd te implementeren, zodat alles overzichtelijk en uitvoerbaar blijft. Dit geldt zeker wanneer je de implementatie uitvoert naast de reguliere taken.
3. Bied een training aan de medewerkers
Binnen veel bedrijven zal gelden dat meerdere medewerkers met het FMIS systeem gaan werken. Om dit vanaf het eerste moment goed te laten verlopen is het aan te raden om de betreffende medewerkers te involveren en voorafgaande aan de daadwerkelijk implementatie van het FMIS een passende training te laten volgen. Zij leren dan hoe op een juiste wijze te werken met het FMIS systeem en worden niet in het spreekwoordelijke diepe gegooid direct na de implementatie van het FMIS systeem waardoor je fouten voorkomt.
4. Ontwikkel duidelijke beschrijvingen
Met een training zorg je ervoor dat medewerkers goed voorbereid aan de slag kunnen gaan met het FMIS systeem zodra deze is geïmplementeerd. Toch zal het zeker nog voorkomen dat medewerkers even vastlopen, gewoon omdat werken met het systeem nog geen routine is en zij het even niet meer weten. Het blijft toch iets nieuws. Stel een handleiding met duidelijke omschrijvingen op, waar medewerkers een beroep op kunnen doen als zij er even niet meer uit komen. En zorg voor een service desk waar mensen met vragen en voor hulp terecht kunnen.
5. Gefaseerde uitrol
Zijn er meerdere vestigingen die uiteindelijk gebruik zullen gaan maken van het FMIS en zijn vestigingen erg divers of groot? Dan is het wellicht (afhankelijk van de situatie) verstandig om de implementatie per locatie te doen. Door te beginnen op een enkele locatie en er daar mee te gaan werken zie je wat er goed gaat en er beter kan. Is het systeem daar helemaal ‘ingeburgerd’ en loopt het goed? Dan kan de kennis en ervaring mee naar de volgende locatie, om zo daar met de geleerde lessen vanuit de andere vestiging(en) alles daar sneller en makkelijker te laten verlopen.
6. Houd rekening met weerstand
Wanneer er met iets nieuws gewerkt moet worden, dan ontstaat er altijd een zekere mate van stress en/of weerstand. Vroeger ging het toch ook altijd goed? Waarom moeten we dit nu zo gaan doen? Ook bij een goede voorbereiding blijft het spannend en hebben de medewerkers tijd nodig om zich aan de verandering aan te kunnen passen. Houdt hier dus in de planning rekening mee. Train de medewerkers, denk met de medewerkers mee en help hen wanneer zij ergens tegenaan lopen (service desk). Maak zaken bespreekbaar dan zijn ze ook oplosbaar zo voorkom je weerstand en kom je tot een goed gebruik en juist functionerend FMIS systeem.
7. Stel concrete doelstellingen op
Het is belangrijk dat het FMIS systeem naadloos aansluit op de behoeften, en deze liggen binnen ieder bedrijf toch vaak net iets anders. Juist daarom is het heel belangrijk om voor jezelf vooraf concrete doelstellingen op te stellen over wat je met FMIS wil bereiken voordat je keuzes maakt de FMIS oplossing en invulling van het systeem.
Noot: Realiseer je dat ook al ben je anders dat je met een standaard FMIS systeem heel ver kunt komen. Houdt hier rekening mee met de keuzes die je maakt.
8. Maak duidelijke afspraken met de FMIS leverancier
Het is heel belangrijk dat je duidelijke afspraken met de FMIS leverancier maakt. Denk hierbij niet alleen aan de tarieven voor gebruik van de gewenste modules/softwarelicenties, de implementatiekosten, de kosten van ondersteuning na implementatie, maar leg ook vast wat er na implementatie wordt opgeleverd (ofwel wat is een goed werkend FMIS systeem) en wie welke verantwoordelijkheden draagt tijdens implementatie en toekomstgericht. Gaat er in iets mis? Dan kunnen deze afspraken problemen voorkomen.
9. Werk volgens een goed doordacht plan
Een implementatie van een FMIS systeem vraagt veel van jou en van de medewerkers die ermee te maken hebben. Als je niet precies weet wat je moet doen, stap voor stap, dan kan dit snel tot problemen leiden. Om dit te voorkomen is het belangrijk om gebruik te maken van een duidelijk en goed georganiseerd implementatieplan. Breng ook de medewerkers van dit plan op de hoogte. Het is raadzaam om op de uitvoering van het plan een projectleider te zetten met verstand van zaken, die leverancier scherp houdt en die de voortgang borgt.
10. Selecteer de juiste personen voor het implementatietraject
Het is niet zinvol om iedereen binnen het bedrijf bij het implementatieproces te betrekken. Mensen die niet met het systeem te maken krijgen in hun dagelijkse functie hoeven logischer wijze ook niet bij het proces betrokken te worden. Dit kost enkel meer tijd en het levert geen extra voordeel op. Kijk dus goed wie er wel bij het implementatieproces betrokken moet worden en wie niet. Dit helpt bij een succesvolle uitrol.
11. Processen aanpassen of handhaven
Je zal meerdere keuzes moeten maken tijdens het implementatieproces. Een heel belangrijke keuze is bijvoorbeeld: ga je de huidige processen handhaven en het systeem daarop aanpassen, of ga je de processen direct anders inrichten om zo de dienstverlening en/of de efficiency van de processen te optimaliseren? Zet voor jezelf alle voor- en nadelen van elke optie tegenover elkaar, zodat je een duidelijk overzicht hebt en een juiste keuze kunt maken.
Noot: Weet dat FMIS leveranciers goed hebben nagedacht over hun oplossing en de mogelijkheden daarvan beter kennen dan jij. Betrek hen dan ook daar waar nodig en vraag om een spiegel en/of advies.
12. Voer voldoende tussentijdse tests uit
Het is goed om gedurende het implementatietraject te testen of alles werkt zoals het zou moeten werken. Dit is belangrijk om te voorkomen dat er ergens iets mis gaat en dit niet of niet tijdig opgemerkt wordt, waardoor het op een later moment moeilijk wordt om het euvel te traceren en op te lossen. Regelmatig testen helpt je om echt alles duidelijk te krijgen en goed in te richten.
13. Ruimte voor vragen
Tijdens een training leren medewerkers al goed met het FMIS systeem om te gaan, maar het is bijna onmogelijk om hen echt direct alles bij te brengen. De medewerkers moeten veel informatie in zich opnemen en dat betekent ook dat stukjes informatie niet altijd even goed in het geheugen worden opgeslagen. Maak duidelijk dat er altijd ruimte is voor het stellen van vragen. Hiermee voorkom je dat medewerkers zelf gaan zitten puzzelen, wat veel tijd kost en de resultaten ook niet ten goede komt. Een service desk oplossing kan hierbij helpen.
14. Blijf communiceren
Je kunt er natuurlijk voor kiezen om enkel aan te geven wanneer de implementatie van het FMIS systeem zal beginnen en wanneer deze fase voorbij is. Toch is dit meestal niet de juiste weg. Het is verstandig om te blijven communiceren met de organisatie over wat er gebeurt en op welk punt in het proces je bent aangekomen. Door iedereen, waaronder ook stakeholders, mee te nemen in het proces creëer je betrokkenheid en maak je de uiteindelijke verandering ook al een stukje makkelijker.
15. Besteed aandacht aan successen
Natuurlijk is het belangrijk om punten die om verbetering vragen aan te halen, maar het is minstens even belangrijk om aandacht te besteden aan alles wat wel goed gaat. Vier successen, communiceer over deze successen en zorg op die manier voor de juiste positieve sfeer en motivatie.
Noot: Doe dit ook na de implementatie want dan worden de voordelen als het goed is pas echt zichtbaar.
BaseCamp Solutions zet FMIS in voor elke organisatie
De belangrijkste doelen van het gebruik van een goed FMIS systeem zijn dus het inzicht krijgen in en daardoor grip hebben op je facilitaire zaken waardoor je kosten kunt besparen. Daarnaast helpt een goed werkend FMIS systeem ook met het effectief uitvoeren van zaken waardoor je tijd bespaart. Via aan FMIS systeem krijg je volledige grip op alle bedrijfsprocessen. BaseCamp Solutions biedt de dienstverlening Facility Camp, waarmee wij zorgen voor volledige operationele facilitaire ontzorging.
Voor al onze klanten maken wij gebruik van een FMIS systeem en zorgen wij ervoor dat dit optimaal wordt ingericht en gebruikt. Wij informeren je graag over de voordelen voor jouw organisatie. Neem gerust contact met ons op, ook voor een advies op maat.
