Steeds vaker krijgen inkopers te maken met afwijkende facturen van leveranciers. Komt het bedrag op de factuur overeen met het bedrag op het contract of de offerte? Zijn er tussendoor wijzigingen geweest vanuit de organisatie qua behoeften? Heeft de leverancier wijzigingen doorgevoerd in zijn kosten en hoopt de leverancier dat je niet oplet en gewoon de factuur overmaakt? Wat sowieso geldt, is dat afwijkende facturen vaak extra uitzoekwerk opleveren.
Los van afwijkende facturen neemt ook het aantal valse facturen toe. In bepaalde gevallen gaat het om facturen van niet-bestaande bedrijven voor niet afgenomen diensten en/of producten, die je op die manier proberen op de lichten. Het komt ook steeds vaker voor dat facturen van een bestaande leverancier afkomstig lijken te zijn. In dit geval gaat het om een valse factuur. Deze factuur gaat vaak over een niet-bestaande betalingsverplichting of juist overeen bestaande betalingsverplichting met een afwijkend rekeningnummer.
Hoe moet je omgaan met een afwijkende factuur van een leverancier? Hoe is de borging in jouw team? In dit artikel deelt het team van BaseCamp Solutions enkele praktische tips!
Te veel afwijkende facturen worden voldaan
Bedrijven hebben vaak te maken met een vaste groep aan leveranciers. Je herkent de naam en/of de factuur en juist omdat deze er bekend uitzien, ligt oplichting op de loer. Een klein moment van onoplettendheid kan ervoor zorgen dat de valse factuur toch wordt voldaan, wat veel geld kan kosten. Helaas gebeurt dit nog te vaak.
Banken geven tegenwoordig al vaak een waarschuwing als je een bedrag wilt overmaken aan een begunstigde en een rekeningnummer, bijvoorbeeld omdat afwijkende informatie wordt geconstateerd.
Wat kun je zelf doen om te voorkomen dat afwijkende facturen worden betaald?
Op de eerste plaats is het altijd belangrijk om nieuwe leveranciers goed te controleren. Onderteken nooit zomaar overeenkomsten en laat je niet in de val lokken door ‘aanbiedingen’ die per mail worden aangeboden. Registreer alle rekeningnummers van leveranciers eenduidig in een bestand, zodat je altijd alle gegevens van de leverancier in kunt zien.
Zie je een afwijkend rekeningnummer? Neem dan contact op met de leverancier om hier navraag naar te doen. Gebruik hiervoor het telefoonnummer van de leverancier dat je zelf hebt opgeslagen en niet het telefoonnummer dat op de afwijkende factuur vermeld staat. Controleer altijd of het IBAN daadwerkelijk bij de factuur past en vermijd zo veel mogelijk uitzonderingen op betaalprocedures.
💡 In alle gevallen geldt: bij twijfel niet betalen. Neem daarnaast altijd contact op met de bekende leverancier om zaken te verduidelijken.
Zorg er verder voor dat iedere factuur een uniek inkoopnummer heeft en dat daaraan een interne contactpersoon is gekoppeld. Bij afwijkende bedragen of een nieuw banknummer doe je er goed aan om dit ook intern te controleren. In een P2P-systeem kunnen alle inkoopopdrachten, offertes, afspraken en aanpassingen worden bijgehouden. Zo weet je direct waarom een factuur een afwijking vertoont in vergelijking met, bijvoorbeeld, de offerte.
Cybercriminaliteit neemt verder toe
Het is voor alle bedrijven en organisaties belangrijk om bewust te zijn van het feit dat cybercriminaliteit toeneemt. Op dit moment krijgt gemiddeld 20% van de Nederlandse ondernemingen te maken met cybercriminaliteit. Incidenten kunnen ernstige gevolgen hebben voor het bedrijf zelf, maar ook voor de leveranciers, de klanten, het imago en de bedrijfsvoering.
Goede en betrouwbare contracten met vaste leveranciers, duidelijke afspraken in combinatie met heldere processen en een goed systeem helpen fraude door afwijkende facturen te voorkomen.
Optimalisatie van de leveranciersprestatie
Elke organisatie moet kunnen vertrouwen op juiste administratieve inkoopprocessen. De operationele inkoop hoort rechtmatig, doelmatig, betrouwbaar en professioneel te zijn.
BaseCamp Solutions zet zich hiervoor in vanuit de dienstverlening ‘InkoopCamp’. Wij staan garant voor, onder meer, controle op juistheid van bestellingen en facturen, compliance op beleid, de juiste implementatie van contracten, adequaat contractbeheer en de optimalisatie van contract compliance.
Verder zorgen wij voor kwalitatieve inkoopsysteem oplossingen en processen en helpen wij met de optimalisatie van leveranciersprestaties. Vanuit een vast team van medewerkers bieden wij volledige operationele ontzorging. Wil jij meer informatie of advies? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.
