Een goed beheer van contracten is essentieel voor organisaties. Het geeft helderheid in welke partijen wat leveren, tegen welke prijs en wat de voorwaarden hiervan zijn. Contractbeheer helpt verder met het grip krijgen op en sturing geven aan de in de contracten overeengekomen doelstellingen en service afspraken. Met een goed ingericht contractbeheer voorkom je daarnaast dat contracten automatisch worden verlengd.
Als contracteigenaar en/of inkoopmanager heb je regelmatig te maken met contracten en het juist beheren hiervan is dus van groot belang. Het afsluiten van een contract is slechts een begin. Zodra een contract eenmaal actief (operationeel) is wordt het echt van waarde en gaat het als het goed is de beoogde voordelen opleveren.
Het is belangrijk voor een contracteigenaar en/of inkoopmanager om de toegevoegde waarde van een contract te maximaliseren. Zo zorg je ervoor dat er zo min mogelijk geld verloren gaat en dat de doelstellingen worden gerealiseerd. Een optimaal ingericht contractbeheeroplossing aangevuld met een passende contractmanagement oplossing is dus onmisbaar voor organisaties. Waar moet je nu met het beheer van contracten allemaal rekening mee houden? Het team van BaseCamp Solutions geef je een aantal handige stappen.
Onduidelijkheden wegnemen
Een optimaal contractbeheer laat geen ruimte voor vraagtekens. Het is voor alle betrokken partijen duidelijk welke afspraken er zijn gemaakt, wie waarvoor verantwoordelijk is en bij wie welke taken op tafel horen te liggen. Zolang hierover onduidelijkheden bestaan is juist contractbeheer en/of management niet echt mogelijk.
Het opzetten en inrichten van een contractbeheeroplossing vraagt om aandacht, kennis, ervaring en tijd en een effectief contractbeleid is hiervoor voorwaardelijk.
Door de volgende stappen te doorlopen kom je tot goed contractbeheer:
Stap 1: Beschouw contractbeheer als project
Weten dat je aandacht moet besteden aan het inrichten van je contractbeheer is geen garantie dat je er ook tijd voor vrij maakt. Hang daarom het label ‘project’ aan inrichten van contractbeheer, zorg ervoor dat je er de juiste prioriteit aan geeft en er tijd en resources voor inplant. Maak duidelijk waarom het project en het inrichten van goed contractbeheer van belang is (wat levert het de organisatie en betrokkenen op).
Zorg er ook voor dat de personen die bij het proces een rol spelen actief betrokken zijn bij het project. Mis je bepaalde kennis? Doe dan een beroep op externe professionals die dit al vaker hebben gedaan en weten wat en hoe dit succesvol te doen.
Stap 2: De basis voor de inrichting aanleggen
Je kunt geen goed contractbeheer of contractmanagement inrichten als je niet volledig duidelijk hebt waarom dit belangrijk is. Bepaal dus wat voor jouw organisatie belangrijk is als het gaat om het beheren en managen van contracten. Wil je alle contracten digitaal in één overzicht hebben? Wil je een overzicht met alle lopende contacten met daarbij een eindtijd? Wil je voorkomen dat contracten automatisch worden verlengd? Wie moet er bij welke contracten kunnen? Welke risico’s wil je afdekken? Wat wil je zekerstellen/borgen met een contract? Welke contracten wil je waarop managen? Door na te denken over o.a. deze vragen leg je de basis voor de inrichting van het uiteindelijke contractbeleid en de bijbehorende ICT/software systemen
Stap 3: Kies een gedreven proceseigenaar
Als het project eenmaal ten einde is, dan begint pas het echte werk. Het is namelijk niet de bedoeling dat het contract in een la of map verdwijnt en over een paar jaar pas weer per ongeluk boven water komt. Het is dan ook van belang om een proceseigenaar aan te stellen die verantwoordelijk blijft na de afloop van het project. Deze persoon zorgt ervoor dat het contractbeheer op orde blijft, nageleefd wordt en meebeweegt op de ontwikkelingen van de organisatie door de jaren heen.
Noot: De taak van proceseigenaar ligt vaak bij de afdeling inkoop. Los van de proceseigenaar is het ook van belang om de rollen van de contracteigenaar, de contractadviseur en de inkoper vast te stellen en adequaat te beleggen
Aandachtspunt:
Zorg ervoor dat als er veranderingen zijn in de organisatie en/of collega’s een andere functie krijgen en/of het bedrijf gaan verlaten, de contractbeheer taken worden herbelegd en dat zaken eenvoudig zijn over te dragen en inzichtelijk zijn. Ofwel de borging van zaken op de langere termijn mag in deze stap zeker niet worden vergeten!
Stap 4: Implementatie contractbeleid
Een wezenlijk onderdeel van het project is het ervoor zorgen dat contractbeleid en contractbeheer daadwerkelijk en juist wordt ingericht. Het contractbeleid kan uiteindelijk worden geïntegreerd in het inkoopbeleid.
In het contractbeleid worden onder meer het contractbeheerproces en de gekozen standaard voor contractbeheer omschreven. De definities gerelateerd aan contractbeheer worden bepaald en vastgelegd en er wordt duidelijk omschreven wie waarvoor verantwoordelijk is.
Noot: Je kunt eventueel aan het contractbeleid een lijst met templates en checklists toevoegen, evenals een overzicht van criteria waarmee contracten ingedeeld kunnen worden in groepen of classificaties. Voor elke groep kan vervolgens een specifieke aanpak worden uitgewerkt.
Uiteraard bevat het contractbeleid ook de informatie over het systeem wat wordt gebruikt voor het beheer van contracten en om de standaardrapportages te maken.
Via een juiste implementatie wordt effectief gezorgd voor een optimaal inzicht in en sturing op alle afspraken en contracten.
Heldere afspraken zijn essentieel
In alle situaties en stappen geldt dat juiste heldere afspraken en correcte en complete overeenkomsten essentieel zijn voor een professioneel contractbeheer, management en inkoop.
BaseCamp Solutions biedt hierin totale ontzorging. Wij kunnen onder meer zorgen voor selectie van een passend contractbeheer systeem, het inrichten en implementatie van contractbeheer en het beheer van de contracten. Ben jij benieuwd naar wat wij precies voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. Wij informeren en adviseren je graag.
