Facility managers ontmoeten elkaar bij trainingen, beurzen of spreken met elkaar in besloten groepen. Vaak staat daarbij centraal; ervaringen delen, kennis uitwisselen en praten over marktontwikkelingen en kosten.
Het is altijd handig om te weten wat geeft organisatie X uit ten opzichte van je eigen organisatie. Waarom is dit hoger of lager? Let echter op dat facilitaire kosten benchmarken met een andere organisatie vaak neerkomt op het vergelijken van appels met peren. Wil je echt goed kunnen benchmarken dan gaat daar een complex proces aan vooraf.
Kostenvergelijk maken
Een belangrijk nadeel van een abstract kostenvergelijk is dat er hierdoor vaak een verkeerd beeld ontstaat. Dit heeft vooral te maken met het feit dat niet altijd de dienstverlening 1-op-1 vergelijkbaar is. Niet elke organisatie maakt gebruik van dezelfde rubricering van kosten. Verder zijn de facilitaire kosten vaak niet optimaal inzichtelijk, doordat diensten versnipperd zijn of bestaan uit meerdere componenten. Het is belangrijk om voor het vastleggen van facilitaire kosten gebruik te maken van uniforme kaders voor het benchmarken, zodat effectief kan worden voorkomen dat er een verkeerd beeld ontstaat en een vergelijk ook echt zinvol is.
In dit artikel geeft het team BaseCamp Solutions u enkele tips als u de facilitaire kosten wil benchmarken met een andere organisatie.
Benchmarken op basis van de NFC-index
Gebruik maken van uniforme kaders is de basis voor een goed vergelijk. Dit kan bijvoorbeeld via de facilitaire norm NEN-EN 15221, dit geeft al een beter overzicht. Echter ook met behulp van uniforme kaders kan het nog steeds lastig zijn om tot een juist vergelijk te komen van de facilitaire kosten. De praktijk steekt immers anders in elkaar dan de kaders die worden aangeboden door deze norm.
De jaarlijkse NFC-index wordt vaak gebruikt voor het benchmarken van de facilitaire kosten. Daarmee is het mogelijk om facilitaire kosten met de ‘BV Nederland’ te vergelijken. Helaas is de NFC-index relatief algemeen, waardoor de informatie in de meeste gevallen niet volledig van toepassing zal zijn voor uw specifieke organisatie. Ook dit leidt dan ook vaker tot een verkeerd beeld.
Hoe kunt u dan wel de facilitaire kosten benchmarken?
Het is belangrijk om te zorgen voor een inhoudelijk en zorgvuldig vergelijk. Daar is meer voor nodig dan enkel het gebruik maken van de informatie wat in de standaardrapporten n.a.v. bovenstaande indexen wordt weergegeven. Het is op de eerste plaats belangrijk om te onderzoeken of de afgenomen producten en/of diensten vergelijkbaar zijn. Ofwel wat wordt er precies gevraagd en wat kost dat. Hierbij is het van belang om te begrijpen en te weten hoe deze kosten zijn opgebouwd (o.a. de directe kosten (zoals; uren en materialen), de indirecte kosten (zoals; systemen, huur, energie, management, administratie) en marge).
Door elk deel apart te vergelijken krijg je beter inzicht en meer duidelijkheid ofwel een beter vergelijk. Goed benchmarken is een belangrijk doch complex en tijdrovend proces, waardoor steeds meer organisaties besluiten het benchmarken van de facilitaire kosten uit te besteden.
Benchmarken is belangrijk
Juist benchmarken van kosten kost tijd en vraagt om onderzoek. Het is zeker wel de moeite waard om de facilitaire kosten te benchmarken, want dat levert juist de inzichten op die nodig zijn om kostenbesparingen te realiseren en sturing te geven. U verkrijgt via benchmarken waardevolle informatie en goed beeld, waard u zaken zou kunnen verbeteren en zo kosten zou kunnen besparen.
BaseCamp Solutions helpt u graag verder
BaseCamp Solutions staat klanten bij met een zeer veelzijdige dienstverlening. Wij bieden de volgende producten/diensten; Inkoop Camp, ICT Camp en Facility Camp. Doordat wij werken met een ervaren team dat veelzijdige kennis en expertise in huis heeft, kunnen wij u altijd voorzien van een passende oplossing. Bent u benieuwd naar wat wij precies voor uw organisatie zouden kunnen doen? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op. Wij komen graag langs om uw wensen en onze mogelijkheden te bespreken.
