Contractbeheer is belangrijk voor elke organisatie. Het vormt de basis voor een efficiënte inkoopstrategie en een effectieve inkoop aanpak. Je hebt namelijk geen grip op je contracten en op wat je bent overeengekomen met je leveranciers als je relevante contractuele aspecten zoals; overeengekomen services, einddatum, opzegtermijn, tarieven, prijsgeldigheid, indexatie niet goed en eenduidig (liefst in een systeem) hebt vastgelegd. Dit zodat je hier op kunt (bij)sturen.
Vorige maand schreven we een uitgebreid artikel over wat operationele inkoop als dienst precies is en hoe dit je kan helpen. Wij raden je aan om dat artikel ook te lezen. Door samen te werken met een externe partij voor operationele inkoop zoals BaseCamp Solutions kan jouw bedrijf het contractbeheer optimaliseren door het beter te stroomlijnen en professionaliseren door beter beheer en sturing.
Misschien vraag je je nu af waarom correct contractbeheer zo belangrijk is. Het gaat in de praktijk toch en ogenschijnlijk eigenlijk altijd wel goed? Zo doen jullie het immers al jaren… Ofwel waarom veranderen? Wij vertellen je graag meer over contractbeheer en waarom correct contractbeheer wel degelijk belangrijk is. Daarnaast geven je we tips en ontdek je welke rol operationele inkoop speelt als het gaat om correct contractbeheer.
Waarom correct contractbeheer nodig is
Contracten vormen de basis en zijn als het ware de ruggengraat van elke leveranciersrelatie. Een goed opgesteld contract maakt afspraken en verwachtingen duidelijk en beschermt beide partijen. Zonder goed contractbeheer kan een organisatie onverwacht te maken krijgen met ongewenste verlengingen, onnodige kosten, boetes door het missen van certificeringen of zelfs het oplopen van reputatieschade.
Onduidelijke of onregelmatig gecontroleerde contracten leiden vaak tot inefficiënties, misverstanden en risico’s in de bedrijfsvoering. Binnen veel organisaties is er niemand die centraal alle contracten met leveranciers in de gaten houdt.
Veel voorkomende problemen door slecht contractbeheer kunnen zijn:
- Ongewenste (automatische) verlenging;
- Financiële verliezen door gemiste besparingen, gemiste heronderhandelingsmomenten, onverwachte kosten, facturatiefouten of onduidelijke afspraken die extra kosten veroorzaken;
- Vertragingen in processen door onduidelijkheid over de contractvoorwaarden;
- Onvoldoende inzicht en sturing op nakomen van de overeengekomen dienstverlening en/of serviceafspraken;
- Risico’s op boetes door het niet naleven van afspraken of regelgeving of gebrek aan juiste documentatie;
- Reputatieschade als problemen met leveranciers een negatief effect hebben op de merkwaarde.
Operationele inkoop bij contractbeheer
Operationele inkoop als dienst bij BaseCamp Solutions gaat verder dan alleen het inkopen van producten en/of diensten. Het zorgt ook voor een doelmatige en rechtmatige inkoop en een optimaal contractbeheer. Het biedt zekerheid dat alle gemaakte afspraken en verplichtingen nauwkeurig worden vastgelegd en nagekomen. Als externe partner nemen wij niet alleen het contractbeheer over, maar brengen we ook de kennis mee om de contracten proactief te beheren en, indien nodig, te verbeteren. Onze service voorkomt zo ook dat kennis over contracten en afspraken verloren gaat wanneer een eigen medewerker de organisatie verlaat.
Het toegewijde operationele inkoopteam van BaseCamp is actief betrokken bij het opstellen, opslaan, beheren en bijwerken van de contracten. Het team zorgt ervoor dat contracten aansluiten op het inkoopbeleid en voldoen aan relevante wet- en regelgeving en dat de contracten juist worden benut (= compliance). Daarnaast houden ze in de belangrijkste contractdata in de gaten en signaleren tijdig wanneer er actie gewenst is, controleren ze of dat de leveranciers hun verplichtingen nakomen en komen ze proactief met suggesties voor verbeteringen waar dat mogelijk is.
Voordelen van contractbeheer uitbesteden
Door je operationele inkoop en contractbeheer uit te besteden aan BaseCamp Solutions profiteert jouw organisatie direct van onze specifieke kennis en ervaring. Je hoeft geen in-house team op te zetten dat je geregeld moet voorzien van de nodige trainingen en opleidingen om up-to-date te blijven en moet aansturen.
BaseCamp biedt niet alleen expertise, maar ook toegang tot de beste inkoop en contractbeheertools en best practices die helpen risico’s te verminderen. Het is dé manier om meer waarde uit de operationele inkoop en de contracten te halen. Als ervaren externe partij kijken we objectief naar de contracten en de contractuele verplichtingen en geven we passend advies voor het doorvoeren van verbeteringen.
Deze uitbesteding levert je meerdere belangrijke voordelen op:
- Eigen medewerkers kunnen zich richten op kerntaken en meerwaarde creëren;
- Direct toegang tot specialistische kennis en expertise;
- Meer inzicht, grip en sturing op je contracten;
- Verbeterde rechtmatigheid en compliance;
- De administratieve lasten gaan omlaag;
- Risico op contractuele conflicten neemt af;
- Je bent beter in staat om snel in te spelen op veranderingen in de markt zonder de operationele processen te verstoren;
- Efficiënter werken via doelmatige processen;
- Grip op kosten en realisatie besparingen (lagere operationele kosten/schaalvoordelen).
Tips voor goed contractbeheer
Zorg ervoor dat contracten helder zijn geformuleerd en makkelijk te begrijpen zijn voor iedereen die ermee werkt. Werk zo veel als mogelijk met eigen inkoopvoorwaarden en contracten. Bekijk contracten regelmatig om te controleren of ze nog voldoen aan de bedrijfsdoelen en markteisen. Werk bij voorkeur met een geautomatiseerd contractbeheersysteem dat belangrijke datums, zoals einddata en verlengingen, in de gaten houdt. Zorg ervoor dat je alle relevante en de juiste contractdata in het contractbeheersysteem opslaat. Zorg ervoor dat rapportages teen optimaal en bij voorkeur real-time inzicht geven, zodat de organisatie altijd precies weet wat de status van alle contracten is.
Professioneel extern contractbeheer
Bij BaseCamp Solutions bieden wij meer dan alleen ondersteuning bij de operationele inkoop. Met onze kennis helpen wij bedrijven o.a. bij het effectief inrichten van de inkoopfunctie, ICT inkoop en met het beheren van hun contracten. Dit zodat onze klanten profiteren van een professionele rechtmatige en duurzame inkoopfunctie, van marktconforme condities, van stabiele leveranciersrelaties en efficiënte processen. Wil jij ook graag een sterke en toekomstbestendige inkoopfunctie? Neem dan contact met ons op!
