De manier van werken is de laatste jaren flink verandert. Van op kantoor zitten, naar flexplekken, naar remote werken, naar hybride werken tot volledig thuiswerken. Dit vraagt nogal wat aanpassingsvermogen van medewerkers en van facility management. Wat is de nieuwe/aangepaste behoefte van medewerkers qua werkplek benodigdheden, vergaderruimtes en digitale tools? Werkplekmanagement draait om het inrichten en beheren van deze nieuwe (digitale) werkomgeving en kan dus niet zonder juiste data.
Het werken in en met een digitale omgeving die volledig is aangepast op de behoeften van de werknemers is een must in deze tijd. Het bureaublad hoort vrij te zijn van programma’s die nooit worden gebruikt, terwijl programma’s die dagelijks gebruikt worden eigenlijk direct met het inschakelen van de computer automatisch zouden moeten opstarten. Zo kom je met daarbij de juiste middelen voor een optimale werkhouding tot een ideale werkomgeving.
Werkplekmanagement draait steeds vaker om het inrichten en beheren van deze digitale werkomgeving en zoals al eerder aangegeven gaat dit niet zonder data. Om een werkplekconcept op maat te kunnen realiseren zijn er onder meer metingen en analyses nodig. BaseCamp Solutions geeft u in dit artikel inzicht in waarom data zo onmisbaar is bij professioneel werkplekmanagement.
Het inzichtelijk maken van gedrag
Een werkplekconcept is nooit vanzelfsprekend succesvol. Deels wordt het succes hiervan bepaald door het gedrag van de gebruiker. Een mooi voorbeeld is het opeisen van een fysieke (“persoonlijke”) werkplek, dus een bureau met een bureaustoel. Iedereen wil de meest fijne werkplek waar die geconcentreerd kan werken. Stel u heeft 100 van deze werkplekken beschikbaar, maar de helft van de kantoormedewerker werkt thuis op een eigen computer en is dus niet aanwezig. De aanschafkosten zijn gedaan en de maandelijkse kosten voor het schoonhouden en onderhoud lopen gewoon door.
Dit voorbeeld laat zien hoe gedrag invloed heeft op het optimaal beheren van de kosten van een werkplek. Data helpt om het (thuis)werkgedrag inzichtelijk te maken. Wellicht heeft u aan 50 fysieke werkplekken voldoende als collega’s deze vooraf reserveren voordat ze op kantoor komen werken. Door dit te faciliteren is het mogelijk om knelpunten in de bezetting te signaleren en vroegtijdig aan te pakken. Pijnpunten kunnen inzichtelijk worden gemaakt door data te analyseren.
Door data goed te analyseren krijgt u een compleet beeld van de verschillende processen.
Makkelijker in de toekomst kijken
Misschien heeft u op dit moment voldoende werkplekken, maar is dit ook zo over een paar maanden, wanneer u wellicht met een extra drukke periode te maken heeft? Door data te verzamelen kunt u op de eerste plaats vaststellen hoe de huidige situatie in elkaar steekt en in hoeverre deze succesvol is. Daarnaast helpt het u ook bepalen wat er in bepaalde perioden of op bepaalde momenten extra nodig is. U kunt berekenen hoeveel werkplekken en vergaderzalen er nodig zijn. Hierbij kunt u gebruik maken van de werkuren en -dagen van de medewerkers. Op basis van ‘trends’ die hieruit kunnen worden gehaald, kunt u makkelijker in de toekomst kijken.
Zo wordt het eenvoudiger om op verschillende situaties voorbereid te zijn en kunt u wellicht ook op integrale kosten besparen. U kunt bijvoorbeeld ontdekken dat er in bepaalde perioden een deel van uw pand ‘uit gezet’ kan worden. Waardoor u kosten bespaart onder meer voor verlichting, schoonmaak en verwarming of verkoeling.
U leert wat er bij een werkplek komt kijken
Data vertelt u al snel dat een goede werkplek méér is dan een aangename stoel en een ruim bureau. Ook de applicaties op het systeem moeten aansluiten bij de behoeftes van de medewerker. Uiteraard is het belangrijk om goede Arbo-werkplekken in te richten, maar dit is niet alles. Tot een optimaal werkplekconcept hoort bijvoorbeeld ook een ontmoetingsplek en oplossingen voor medewerkers die minder of niet mobiel zijn. Er komt een ook stukje sfeer bij kijken, beleving en ervaring. Een werkplek is meer dan de meubelstukken die aanwezig zijn en waar gebruik van kan worden gemaakt. Door data te analyseren (zoals; werkbeleving, tevredenheid) ontdekt u de behoeften en legt u waardevolle informatie bloot om op verder te borduren.
Meer aandacht voor facilitaire data-analyse
Er is in veel organisatie nog gebrek aan beschikbaarheid van goede facilitaire data. De facilitaire data-analyse wordt dan ook nog niet breeduit toegepast. Dit betekent echter niet dat er geen uitgebreide analyse kan worden uitgevoerd op basis van de thans geregistreerde facilitaire data. Data meten, analyseren en daarmee bijsturen komt steeds verder op gang en gaat een steeds grotere rol spelen binnen de facilitaire organisatie. Gebruik maken van een goed ingericht FMIS-systeem is een goede en logische eerste stap.
Wilt u ook meer aandacht besteden aan facilitaire data en het inzetten van deze data om te optimaliseren? Dan helpt BaseCamp Solutions u graag verder. Wij zijn een ervaren servicepartner voor facilitairbeheer, vastgoedbeheer en facilitaire inkoop. Via onze servicedesk zorgen wij voor een complete en professionele operationele facilitaire ontzorging en helpen wij met data inzichtelijk te maken en hierop (bij) te sturen en zaken te verbeteren. Neem gerust eens vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie en advies.
