Iedere facility manager en inkoper krijgt regelmatig met de indexatie van leverancierscontracten te maken. Leveranciers doen dit om zo hun financiële stabiliteit en het vermogen om aan de aangegane langdurige verplichtingen te kunnen voldoen te kunnen waarborgen. Met veranderende marktomstandigheden, hoge inflatie en fluctuerende kosten, wordt het steeds belangrijker voor bedrijven om hun contracten regelmatig te herzien en indien nodig te indexeren.
Wat is echter een reële indexatie, mag dit zomaar en waar moet je op letten? In dit blog belichten we de kernaspecten van de indexatie van leverancierscontracten, inclusief de voordelen, uitdagingen, en ‘best practices’ om effectieve indexeringsclausules te bespreken met je leverancier.
Het belang van indexatie
Indexatie van contracten is het proces waarbij de contractueel overeengekomen betalingen worden aangepast aan de hand van een vooraf bepaalde formule of index. Een veelgebruikte index is de Consumentenprijsindex (CPI), om zo de waarde van het contract in lijn te houden met de economische realiteit. Het voornaamste doel hiervan is om de koopkracht van de overeengekomen prijzen te behouden en zo beide partijen te beschermen tegen de negatieve effecten van inflatie.
Keuze van de juiste index
De selectie van de juiste index voor de indexatie van een leverancierscontract vraag om een weloverwogen keuze. Hoewel de CPI vaak wordt gebruikt vanwege zijn algemene toepasbaarheid en toegankelijkheid, kan het soms effectiever zijn om een specifiekere index te kiezen die nauwer aansluit bij de betreffende sector of de aard van de geleverde goederen of diensten.
Denk hierbij bijvoorbeeld aan de volgende indices: Producentenprijsindex, Cao-loonindex, Dienstenprijsindex, Inputprijsindex nieuwbouwwoningen, Prijsindex bestaande koopwoningen, Grond-, weg- en waterbouw; inputprijsindex zijn.
Indexeringsclausules in contracten
Een duidelijke en ondubbelzinnige indexeringsclausule is fundamenteel voor een effectieve indexatie van contracten zorgt voor transparantie en voorkomt zo onnodige discussies.
Deze clausule dient de volgende elementen te omvatten:
- De gekozen index en de bron waar deze kan worden geraadpleegd.
- De basisperiode of het basisjaar voor de berekening.
- De frequentie en de datum van de indexatie.
- Een gedetailleerde berekeningsmethode voor bepalen van de aanpassing.
Om de effectiviteit van de indexeringsclausules te maximaliseren, is het belangrijk dat alle voorwaarden rechtvaardig en evenwichtig zijn voor zowel de kopers als de leveranciers. Dit is als het goed is standaard onderdeel van de onderhandeling en overleg voorafgaand aan het finaliseren van het contract. Het betrekken van juridische en financiële experts tijdens dit proces kan waardevolle inzichten bieden en helpen bij het maken juiste keuzes en vermijden van mogelijke valkuilen. Bovendien is het van belang om periodiek te kijken of dat de gekozen indexeringsmethode nog de juiste is en wellicht moet worden aangepast aan de veranderende marktcondities en economische situaties. Dit zal bijdragen aan de duurzaamheid en de lange termijn stabiliteit van de contractuele relatie.
Uitdagingen en overwegingen
Ondanks de voordelen, brengt de indexatie van contracten ook bepaalde uitdagingen met zich mee. Het kiezen van de verkeerde index kan bijvoorbeeld leiden tot onevenwichtigheden in het contract. Daarom is het essentieel om een index te kiezen die recht doet aan de belangen van beide partijen en de daadwerkelijke kostenontwikkelingen reflecteert. Daarnaast is transparantie cruciaal. Het is belangrijk dat beide partijen toegang hebben tot de gekozen index en deze kunnen verifiëren. Dit zorgt voor duidelijkheid en helpt onnodige misverstanden en geschillen te voorkomen.
Beheer van leverancierscontracten
De indexatie van leverancierscontracten is een complex maar essentieel proces dat zorgvuldig beheer vereist. Het correct kiezen van een index, het opnemen van een duidelijke indexeringsclausule, en het waarborgen van transparantie zijn allemaal cruciale stappen om de effectiviteit van de indexatie te maximaliseren. Door deze principes te volgen, kunnen organisaties hun contracten effectief beheren en relatief eenvoudig aanpassen aan de veranderende economische omstandigheden, waardoor de duurzaamheid en continuïteit de lange termijn worden gewaarborgd.
BaseCamp Solutions kan je helpen bij het inrichten en beheren van leverancierscontracten. Wij administreren alle contracten, zorgen voor een optimaal beheer van de contracten zodat jij tijdig sturing kunt op de contracten en adviseren over vervolgacties zoals; verlenging, indexaties en prijsaanpassingen en marktontwikkelingen. Met onze uitgebreide kennis en ervaring verzekeren wij organisaties van de juiste condities en voorwaarden. BaseCamp Solutions is daarmee de ideale partner voor organisaties die hun contractbeheer willen optimaliseren en professionaliseren om zo meer grip te krijgen op en sturing te geven aan hun verplichtingen. Neem contact met ons op voor de mogelijkheden.
