Iedere organisatie heeft verschillende leveranciers. Vaak komen ze al jaren over de vloer, kennen ze het bedrijf en uw medewerkers door en door en gaat alles gewoon z’n gangetje. Er is ooit een offerte gemaakt, maar inmiddels zijn de werkzaamheden veranderd/verder uitgebreid. Hoe zit het nu met de prestatie van deze leveranciers? Is de prijs-kwaliteitverhouding nog wel juist of zijn er inmiddels misschien andere spelers die een betere dienstverlening kunnen bieden? Wellicht tijd om eens kritisch stil te staan bij de selectie en evaluatie van leveranciers.
Als facility manager en als inkoper is het van belang om gestructureerde en duidelijke criteria te hanteren voor de beoordeling van leveranciers en daar ook het gesprek over aan te gaan. Dit zorgt niet alleen duidelijkheid, maar ook voor de consistentie en betrouwbaarheid van je leveranciersrelaties, en het draagt ook bij aan de algehele efficiëntie en kwaliteit van je inkoopproces. Door leveranciers zorgvuldig te selecteren en regelmatig te evalueren, kun je mogelijke risico’s verminderen en de (integrale) prestaties van je toeleveringsketen verbeteren.
Hoe werkt het selecteren en evalueren van leveranciers nu precies in de praktijk? Wij geven je handige tips en tricks die je direct kunt toepassen!
A) Criteria voor leveranciersselectie
Het selecteren van de juiste leveranciers begint met het vaststellen van duidelijke selectiecriteria. Het is belangrijk om vanaf het begin te weten welke factoren voor jouw organisatie het meest belangrijk zijn. Deze selectiecriteria zijn vaak deels algemeen (ofwel generiek) en kunnen worden aangevuld met categorie specifieke criteria.
1. Prijs van goederen en diensten
Eén van de belangrijkste criteria is vaak de kosten. De prijs van goederen en diensten speelt vaak een doorslaggevende rol, echter dit mag uiteraard niet het enige criterium zijn. Goedkopere leveranciers kunnen soms verborgen kosten met zich meebrengen, zoals hogere transportkosten of langere levertijden. Daarnaast zouden wij adviseren om te kijken naar de integrale kosten van een product of dienst waar de prijs een belangrijk onderdeel van uitmaakt.
2. Gewenste kwaliteitseisen
Kwaliteit is eveneens een belangrijk criterium. Je moet zeker weten dat de producten of diensten die je afneemt voldoen aan de gewenste kwaliteitseisen (functionele specificatie) en wet- en regelgeving. Dit is niet alleen belangrijk voor je eigen eindproduct of dienstverlening, maar ook voor de reputatie van je bedrijf. Een betrouwbare leverancier levert consequent hoogwaardige producten/diensten en houdt zich aan de afgesproken specificaties/service levels.
3. Betrouwbaarheid
Leveringsbetrouwbaarheid is een criterium dat zeker niet over het hoofd mag worden gezien. Leveranciers die regelmatig te laat leveren of niet aan hun verplichtingen voldoen, kunnen grote verstoringen in je eigen productie- en/of leveringsprocessen veroorzaken. Daarom is het belangrijk om leveranciers te kiezen die bewezen hebben betrouwbaar te zijn. En met hen hierover in dialoog te zijn om zo samen vast te stellen hoe zaken lopen en wat er eventueel beter kan. Betrouwbaarheid betekent ook afspraak = afspraak.
4. Mate van flexibiliteit
Daarnaast moet je ook kijken naar de flexibiliteit van een leverancier. In een markt die voortdurend in beweging is, is het belangrijk dat je op je leveranciers kunt rekenen als het gaat om aanpassingen aan de veranderende omstandigheden, zoals schommelingen in vraag of onverwachte verstoringen. Flexibele leveranciers zijn in staat snel te schakelen en proactief mee te denken in oplossingen.
5. Kredietwaardigheid leverancier
De financiële stabiliteit van een leverancier is zeker ook een belangrijk aandachtspunt. Je wilt niet in zee gaan met een partij die op het punt staat failliet te gaan. Financiële stabiliteit garandeert dat de leverancier op de lange termijn aan zijn verplichtingen kan (blijven) voldoen. Je kunt dit uiteraard bij de leverancier navragen echter er zijn ook verschillende instanties waar je de kredietwaardigheid van partijen kunt checken.
6. MVO & duurzaamheid
Verder kunnen ook ethische overwegingen een rol spelen bij de leveranciersselectie. Steeds meer bedrijven hechten waarde aan Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Dit betekent dat je leveranciers beoordeelt op hun milieu-impact, arbeidsomstandigheden en hun betrokkenheid bij de gemeenschap. Het kiezen van leveranciers die MVO hoog in het vaandel hebben staan, kan bijdragen aan een positieve reputatie van je bedrijf en het voldoen aan regelgeving en klantverwachtingen.
B) Prestatiebeoordeling van leveranciers
Na de selectie van leveranciers is het belangrijk om een gestructureerd proces voor de prestatiebeoordeling op te zetten. Dit houdt in dat je regelmatig de prestaties van de relevante kritische leveranciers evalueert op basis van zogenaamde Key Performance Indicators (KPI’s). Enkele belangrijke KPI’s zijn; levertijden, defectpercentages, aantal storingen, aantal klachten en klanttevredenheid.
1. Levertijden
Het meten van de levertijden helpt je om te bepalen of een leverancier betrouwbaar levert volgens de afgesproken schema’s. Afwijkingen van de geplande levertijd kunnen leiden tot vertragingen in je eigen processen, wat uiteindelijk een negatief effect kan hebben op je eigen klanten.
2. Defectpercentages
Defectpercentages geven inzicht in de kwaliteit van de geleverde producten. Een hoog percentage defecte producten wijst op problemen in de productie of kwaliteitscontrole bij de leverancier en vraagt om onmiddellijke actie.
3. Aantal klachten
Klanttevredenheid kan worden gemeten door te kijken naar feedback van je interne klanten, zoals productieafdelingen, die afhankelijk zijn van de geleverde goederen en diensten. Een gestandaardiseerde en objectieve meetmode kan hierbij helpen.
Door het meten en bijhouden van deze KPI’s kun je snel problemen identificeren en stappen ondernemen om deze op te lossen. Dit zorgt er tevens voor dat je leveranciers stimuleert om continu te blijven verbeteren en consistent aan je verwachtingen te blijven voldoen.
Leveranciersaudits
Naast prestatiebeoordelingen is het uitvoeren van leveranciersaudits een belangrijk instrument om ervoor te zorgen dat je kritische leveranciers blijven voldoen aan de overeengekomen normen. Een audit is een diepgaand onderzoek waarbij je verschillende aspecten van de activiteiten van de leverancier onderzoekt en beoordeelt, zoals hun productieprocessen, kwaliteitssystemen en kwaliteitscontroles en de naleving van veiligheids- en milieunormen.
Door periodieke audits uit te voeren, kun je potentiële problemen vroegtijdig signaleren en aanpakken. Audits bieden ook de mogelijkheid om verbeteringen te identificeren die zowel de leverancier als jouw organisatie ten goede komen. Dit proces bevordert transparantie en zorgt ervoor dat je kunt blijven vertrouwen op de prestaties van je leveranciers.
Ondersteuning nodig?
Om het artikel samen te vatten is het dus belangrijk om een duidelijk leveranciersbeleid te hebben en duidelijke leveranciersselectiecriteria te hanteren. Zorg voor een gestructureerd ingericht prestatiebeoordelingsproces en voer regelmatig bij de relevante leveranciers, leveranciersaudits uit. Dit alles helpt je om de betrouwbaarheid, kwaliteit en efficiëntie van je toeleveringsketen te verbeteren.
Wil je meer weten over hoe je dit effectief kunt implementeren binnen jouw organisatie? Neem dan contact op met BaseCamp Solutions. We bespreken graag de mogelijkheden om je te ondersteunen bij het optimaliseren van je inkoopbeheer zoals leveranciersbeheer.
