Iedere organisatie doet bepaalde uitgaven om haar bedrijfsvoering optimaal te kunnen laten verlopen. Denk bijvoorbeeld aan de inkoopuitgaven aan zaken zoals; software, schoonmaak, bedrijfsmiddelen, verbruiksartikelen, externe adviseurs en ga zo maar door. Het is belangrijk om alle financiële verplichtingen aan leveranciers en de gemaakte afspraken helder en eenduidig vast te leggen. Hierdoor krijg je inzicht in alle inkoopkosten wat direct bijdraagt aan een gezonde bedrijfsvoering. Met het oog hierop is een optimaal inkoopbeheer en contractbeheer onmisbaar.
Het moet in alle gevallen duidelijk zijn wat het inkoopbeleid is. Ofwel waaraan dient men zich te houden, wat de gemaakte en geldende afspraken met leveranciers zijn, hoe de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden qua inkoop en contracteren zijn belegd en wat de inkoopuitgaven zijn. Nog te vaak is dit niet goed ingeregeld/georganiseerd en worden zaken naar eer en geweten decentraal geregeld. Men belt iedere week de bestelling door en facturen worden achteraf gematcht en dat gaat al jaren goed.
Geen inzicht in en grip op de uitgaven door het niet helder, goed en eenduidig vastleggen van afspraken is een risico voor een organisatie. Door alles inzichtelijk te maken en te houden, krijgt je meer grip op en kun je sturing geven aan de uitgaven. In dit artikel deelt het team van Inkoop Camp een aantal inzichten met je over het belang van vastleggen van alle verplichtingen en goed contractbeheer.
Voordelen van het vastleggen van verplichtingen
Het vastleggen van verplichtingen brengt direct diverse voordelen met zich mee. Het belangrijkste voordeel is dat je zo meer inzicht krijgt in de uitgaven en meer grip krijgt op de exacte uitgaven in een bepaalde periode. Zijn de inkoopkosten van een bepaald product of dienst nog in overeenstemming met de gemaakte afspraken, nog gelijk aan die van vorig jaar of is er sprake van een forse prijsstijging? Hoe komt dit dan en wat kun je er eventueel aan doen?
Als dit soort zaken nooit goed en eenduidig zijn vastgelegd, dan is er dus ook geen inzicht. Waardoor er ook minder mogelijkheden ontstaan om zaken bespreekbaar te maken, beter te onderhandelen en zo voordelen waaronder besparingen te realiseren. Ofwel er is zonder inzicht ook geen sturing mogelijk.
Verder geeft het vastleggen van alle vaste inkoopafspraken en kosten inzicht in eventuele afwijkende uitgaven of te veel ingekochte diensten. Komt bijvoorbeeld de glazenwasser nu iedere 4 weken of 8 weken, wat doet hij dan precies en welk bedrag is hiervoor precies afgesproken? En is de jaarlijkse brandmiddelen keuring al geweest of zijn we die vergeten? Dit zijn slechts enkele voorbeelden van zaken die wij regelmatig voorbij zien komen bij nieuwe klanten. Door een niet goed ingerichte en geborgde inkoopfunctie, een passend inkoopsysteem, heldere processen, verloop in personeel en een slechte documentatie is er geen inzicht in en sturing mogelijk op de verplichtingen.
Financiële verplichtingen hebben financiële gevolgen voor de organisatie. Juist daarom is het van belang om de bestaande verplichtingen goed en correct vooraf vast te leggen.
Het belang van contractbeheer
Professionals in de inkoop sluiten regelmatig contracten af met leveranciers. Daarin staan de gemaakte afspraken, de geldende voorwaarden en condities beschreven. Dit betekent dat goed contractbeheer onmisbaar is voor een juiste sturing op deze zaken. Het systematisch beheren van contracten, overeenkomsten en andere gemaakte afspraken met toeleveranciers maakt zaken transparant, zorgt voor meer overzicht en maakt ook de aangegane en overeengekomen verplichtingen duidelijk.
Vaak wordt er binnen een organisatie gewoon van uit gegaan dat alles verloopt zoals dit zou moeten, waardoor er te weinig aandacht voor contractbeheer is en contracten automatisch worden verlengd. Als er dan vervolgens toch iets misgaat, dan kunnen er onduidelijkheden ontstaan over – bijvoorbeeld – de verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid of de kosten. Dergelijke onzekerheden kunnen voorkomen worden met een goed ingericht en uitgerold contractbeheer. Door alle contacten en afspraken eenduidig en systematisch vast te leggen en procesafspraken te maken (wie doet wat) ontstaat er overzicht en sturing.
Hoe contractbeheer tijd en kosten bespaart
Contractbeheer zorgt ervoor dat alle informatie altijd inzichtelijk en helder is. Informatie met betrekking tot contracten is direct toegankelijk en er ontstaan geen vraagtekens op plaatsen waar deze niet horen. Goed contractbeheer zorgt niet alleen voor de nodige financiële voordelen, maar ook voor een beter management van de verwachtingen en de relatie met leveranciers.
Goed contractbeheer draagt onder andere bij aan;
- Realisatie doelen
- Risicobeheersing
- Verbeterde leveranciersprestaties
- Innovatie
Uiteindelijk zorgt contractbeheer ervoor dat aangegane formele samenwerkingen optimaliseren en de juridische risico’s minimaliseren en kosten zijn te controleren en beheersen.
De impact van contractbeheer op de inkoopstrategie van je bedrijf
Contractbeheer en inkoopstrategie staan voortdurend met elkaar in verbinding. Het is namelijk zo dat een goed contract de basis en de start is van het inkoopproces en de samenwerking. Door goed contractbeheer is de juiste informatie altijd op het juiste moment beschikbaar en kun je zaken controleren en waar nodig tijdig bijsturen. De prestatie op een contract is weer input voor de (toekomstige) inkoopstrategie, waar kunnen er zaken worden verbeterd en geoptimaliseerd. Integraal contractbeheer zorgt ervoor dat de juiste informatie voorhanden is om een weloverwogen beslissing te nemen.
Kies voor het gemak van Inkoop Camp
Vanuit de dienstverlening van Inkoop Camp bieden wij totale ontzorging op het gebied van operationele inkoop. Dit betekent ook dat wij helpen met het operationaliseren (juiste uitrol en implementatie) van contracten, contacten adequaat beheren en sturen aan een verbetering van de contract compliance.
Wil jij meer informatie over Inkoop Camp, of advies over optimaliseren van operationele inkoop en contractbeheer of heb je interesse in de mogelijkheden van Inkoop Camp voor jouw organisatie? Neem dan gerust contact met ons op. Wij vertellen je graag meer.
