De economie, de markt en daardoor ook de bedrijfsvoering zijn continu in beweging. Denk hierbij o.a. aan nieuwe technologische ontwikkelingen, veranderingen in wet- en regelgeving, vergrijzing. Combineer dit met toenemende kosten (inflatie) waardoor leveranciers hun aanbod aanpassen, medewerkers binden uitdagender wordt en je ervoor moet zorgen dat commercieel en juridisch alle contacten blijven kloppen.
In de huidige complexe en veranderende bedrijfsomgeving wordt het goed en doelmatig uitvoeren van de inkoopfunctie dan ook steeds belangrijker. Bedrijven streven naar efficiëntie, kostenbesparing, het minimaliseren van risico’s binnen hun toeleveringsketen, duurzame oplossingen en compliance op regelgeving en beleid. Veel organisaties worstelen met hoe de integrale inkoopfunctie klaar te maken voor de toekomst.
Hier komt operationele inkoop als een dienst in beeld. Maar wat houdt dit precies in en waarom zou je overwegen dit deel van de inkoopfunctie uit te besteden? Het team van BaseCamp Solutions is gespecialiseerd in het organiseren en verzorgen van de inkoop voor MKB bedrijven en grote organisaties. Hoe doen wij dat en wat zijn de voordelen? In dit blog lees je daar alles over.
Wat is Operationele Inkoop als een dienst?
Operationele inkoop als een dienst betekent dat een externe partner, zoals BaseCamp Solutions, minimaal de volledige verantwoordelijkheid overneemt voor de dagelijkse en beheersmatige inkoopactiviteiten van een bedrijf. Dit omvat meer dan alleen het plaatsen van bestellingen. Het betreft onder andere het waarborgen van het inkoopbeleid en het naleven van wet- en regelgeving. Daarnaast omvat de functie het beheren van inkooporders, het dagelijkse contact met bestellers en leveranciers, het aanvragen van offertes en het geven van advies over keuzemogelijkheden. Ook het nauwkeurig vastleggen van financiële verplichtingen, het oplossen van problemen, claims en afwijkingen tussen bestellingen, leveringen en facturen, behoort tot de verantwoordelijkheden. Verder komen wij op basis van onze operationele ervaringen proactief met verbetervoorstellen (katalysator voor optimalisaties). Door deze taken uit te besteden, kun jij je richten op de kernactiviteiten, in de wetenschap dat de inkoopprocessen professioneel en efficiënt worden beheerd.
Leveranciersreductie en beheer
Een belangrijk aspect van operationele inkoop is het beheren van de leveranciers en sturen op compliance op voorkeursleveranciers (mantelpartijen). Veel bedrijven hebben geen echt leveranciers beleid en werken met een groot aantal verschillende leveranciers. Dit kan leiden tot onnodige complexiteit, hogere administratieve lasten en minder gunstige inkoopvoorwaarden. Door het aantal leveranciers te verminderen en te sturen op compliance, kunnen organisaties kosten besparen door grotere volumes af te nemen bij minder leveranciers, wat leidt tot betere prijzen en voorwaarden. Daarnaast kan het opbouwen van sterkere relaties met een selecte groep leveranciers resulteren in verbeterde service en innovatieve (duurzamere) oplossingen.
Echter, leveranciersreductie brengt ook uitdagingen met zich mee. Een te grote afhankelijkheid van een bepaalde leverancier kan risico’s opleveren als er problemen ontstaan bij die leverancier. Daarnaast moet je de flexibiliteit blijven borgen om waar nodig snel in te kunnen spelen op marktveranderingen. BaseCamp Solutions helpt bedrijven bij het vaststellen van een juist en passen leveranciersbeleid en het vinden van de juiste balans door een effectieve leveranciersreductiestrategie te implementeren die zowel de voordelen benut als de risico’s beheerst.
Effectief leveranciersbeheer
Goed leveranciersbeheer gaat echter verder dan het verminderen van het aantal leveranciers. Een meer gedifferentieerde aanpak afhankelijk van het type pakket is aan te bevelen. Zo draait het in sommige gevallen om alleen doelmatigheid in processen en in andere gevallen om het opbouwen van wederzijds voordelige relaties die bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen. Vaak betekent dit ook het regelmatig evalueren van de prestaties van de leveranciers om er zo voor te zorgen dat zij voldoen aan de overeengekomen afspraken (service levels) en verwachtingen. Heldere afspraken ook op operationeel niveau zijn dus van belang.
Verder is het belangrijk om potentiële risico’s in de toeleveringsketen tijdig te identificeren en proactief maatregelen te nemen om deze te voorkomen of te beperken. Door nauw samen te werken met leveranciers kunnen bedrijven innovatieve (duurzamere) oplossingen ontwikkelen die echt waarde toevoegen en zo een veerkrachtige en responsieve toeleveringsketen opbouwen.
Correct contractbeheer
Contracten zijn een belangrijke juridische basis van elke leveranciersrelatie. Slecht contractbeheer kan leiden tot financiële verliezen door gemiste besparingen of boetes als gevolg van niet-naleving van gemaakt afspraken of ongewenste situaties doordat een contract automatisch wordt verlengd. Ook kan het leiden tot reputatieschade als problemen met leveranciers de merkwaarde negatief beïnvloeden.
Onduidelijkheden in contracten kunnen bovendien zorgen voor operationele stagnatie door onnodige vertragingen en conflicten. In veel organisaties ontbreekt het nog vaak aan een éénduidige (geautomatiseerde) manier om contracten op te slaan, te controleren en adequaat te beheren. Effectief contractbeheer houdt in:
- Dat alle afspraken helder en gedetailleerd zijn vastgelegd
- Dat contracten regelmatig worden herzien om up-to-date te blijven met veranderende wetgeving
- Dat er regelmatig worden gekeken of dat de diensten nog aansluiten bij de bedrijfsbehoeften
- Dat er actief wordt toegezien op de naleving van contractuele verplichtingen door beide partijen
- Dat men proactief stuurt op de einddatum van contracten om tijdig en daar waar gewenst de juiste acties te kunnen ondernemen
BaseCamp Solutions heeft ervaring met het inrichten en werken met diverse moderne contractbeheeroplossingen die bedrijven helpen de risico’s te minimaliseren en de waarde uit de contracten (leveranciersrelaties) te maximaliseren.
Waarom operationele inkoop uitbesteden?
Het uitbesteden van operationele inkoop kan voor de gehele organisatie veel voordelen bieden. Bedrijven kunnen zo hun middelen richten op de meer strategische initiatieven die direct bijdragen aan groei en winstgevendheid. Weten zo de eigen mensen meer uit te dagen en beter te binden. Het is een oplossing voor de schaarste aan inkooppersoneel op de markt.
Verder kunnen externe partners zoals; BaseCamp, vaak efficiënter werken door hun ervaringen en gespecialiseerde expertise. Daarnaast profiteren onze klanten direct van best practices.
Uitbesteding in deze vorm biedt meer directe invloed op processen en efficiency, grip en sturing op de uitgaven, nieuwe perspectieven en innovatieve ideeën. Ervaring leert dat vreemde (professionele) ogen en helpen bij realiseren veranderingen en operationele doelen. Succes is een kwestie van de juiste dingen goed doen en waar mogelijk beter.
Tips voor het uitbesteden van inkoop
Als je overweegt om jouw operationele inkoop uit te besteden, zijn er enkele belangrijke overwegingen om rekening mee te houden. Doe allereerst grondig onderzoek en bepaal waar jij de knip wil leggen en kies een partner met een bewezen staat van dienst, aantoonbare ervaring en die bij je past. Definieer duidelijke doelen en stel meetbare KPI’s op om het succes van de uitbesteding te kunnen meten en evalueren. Zorg voor open communicatie om verwachtingen af te stemmen en problemen snel en tijdig aan te pakken. Tot slot, sta open voor adviezen en veranderingen.
Rol BaseCamp
BaseCamp Solutions begrijpt de alledaagse uitdagingen waarmee bedrijven worden geconfronteerd bij het beheren van hun inkoopprocessen. Onze benadering is gericht op maatwerk; wij ontwikkelen oplossingen die specifiek zijn afgestemd op de behoeften van onze klanten. We zorgen voor transparantie door je voortdurend op de hoogte te houden, zodat je altijd inzicht hebt in je inkoopprocessen. Wij zien onszelf als een verlengstuk van de organisatie van onze klanten, waarbij het beleid van de klant ons uitgangspunt is, wij klanten proactief spiegelen/adviseren en nauwe samenwerken met onze klant zaken verbeteren en optimaliseren.
Ben je geïnteresseerd en klaar om de volgende stap te zetten in het verbeteren en professionaliseren van jouw inkoopfunctie? Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend consult. Samen kunnen we de mogelijkheden verkennen en zo een oplossing zoeken die aansluit bij jouw bedrijfsdoelstellingen.
Als BaseCamp Solutions staan wij klaar om je te ondersteunen met op maat gemaakte oplossingen en een team van ervaren professionals.
