Leveranciersbeheer is meer dan alleen een lijstje bijhouden met namen en prijzen. Het gaat om het bewaken van de kwaliteit, de kosten, de levertijden, de contractafspraken en het borgen van de compliance. In de praktijk blijkt dit vaak lastiger dan gedacht. Veel organisaties werken met een groot aantal leveranciers zonder duidelijke afspraken en zonder een helder beleid. Ook is er vaak onvoldoende zicht op de scope van de geleverde zaken en de geleverde kwaliteit.
Dit leidt tot een onoverzichtelijke administratie, onnodig hoge kosten en onvoldoende grip op de leveranciers. Ook zien we bij BaseCamp Solutions dat het lastig is om hierdoor tijdig in te spelen op marktveranderingen of om problemen adequaat op te lossen als een leverancier niet levert zoals afgesproken. Kan het leveranciersbeheer van jouw organisatie slimmer en beter?
Problemen bij leveranciersbeheer
Zonder een helder leveranciersbeleid en duidelijke kaders geen sturing waardoor bedrijven snel het overzicht verliezen over wie wat wanneer doet én tegen welke prijs. Vaak besteden deze bedrijven veel tijd aan ad-hoc aankoopbeslissingen bij wisselende leveranciers, hebben ze te maken met onnodige versnippering in de leveranciersportefeuille en missen hierdoor kansen om scherpere prijsafspraken te maken. Ofwel dit kan leiden tot hogere inkoopkosten, langere doorlooptijden en onduidelijkheden over de verantwoordelijkheden (verwachtingen).
Daarnaast is het niet altijd helder of leveranciers voldoen aan de overeengekomen prestatie, de kwaliteitseisen, geldende wetgeving en interne richtlijnen. Verder zien we vaak gebrekkige controle op leverbetrouwbaarheid of duurzaamheid wat kan leiden tot reputatieschade, onnodige risico’s in de toeleveringsketen en minder goede resultaten voor de eindklant en/of de medewerkers. Ook worden problemen vaak pas opgemerkt als het al te laat is, omdat er geen gestructureerd proces is om de leveranciers systematisch te beoordelen.
Zonder goede vastlegging van zaken, heldere KPI’s en rapportages zijn zaken niet zichtbaar en wordt het lastig om te sturen op verbetering. Als je niet weet wie goed presteert, welke leverancier er tekortschiet en of dat bepaalde contracten moeten worden herzien dan kun je ook niet de gewenste actie nemen. Dit kan ervoor zorgen dat de inkoopafdeling voortdurend brandjes aan het blussen is in plaats van gericht te werken aan verdere optimalisatie.
Waarom operationele inkoop als dienst?
Veel organisaties hebben niet de tijd, de juiste capaciteit of de kennis om leveranciersbeheer goed te organiseren. In dat geval zou je kunnen opteren voor de professionele ondersteuning van BaseCamp Solutions via operationele inkoop als een dienst. Een praktische en doelmatige oplossing die aantoonbaar werkt: een externe partij neemt de zogenaamde operationele inkooptaken+ voor haar rekening. Dit gaat dus verder dan alleen het bestellen. Het omvat ook het beheer van inkooporders, toezien op de naleving van wet- en regelgeving, het aanvragen van offertes, het beheer van de leveranciers (compliance), het beheer van de contracten en het bewaken van de contractvoorwaarden. Verder ondersteunen wij bij onderhandelingen en stellen wij optimalisaties voor om zo te besparen op de integrale kosten.
Door de operationele inkooptaken los te laten, kan de eigen organisatie zich richten op haar kerntaken en meer strategische inkoopzaken. Wat helpt bij het boeien en binden van de eigen inkoopmedewerkers. Ondertussen zorgt een ervaren partner ervoor dat de operationele inkoopprestaties helder in kaart worden gebracht, dat processen worden gestroomlijnd en dat er duidelijke afspraken zijn gemaakt over kwaliteit, prijzen en levertijden. Dit leidt tot integrale kostenbesparingen, een betere inkoopkwaliteit, een doelmatiger inkoopproces, verbeterde rechtmatigheid ofwel meer grip op de hele keten.
Het team van BaseCamp Solutions ontzorgt
BaseCamp Solutions biedt operationele inkoop+ als dienst via ons Inkoop Camp team. Wij nemen het volledige operationele inkoop inclusief leveranciersbeheer uit handen, of een deel hiervan als dat beter past. We beginnen met het opstellen van een heldere scope qua dienstverlening Vervolgens zetten we gestructureerde processen op voor een doelmatige inkoop inclusief prestatiemetingen en rapportages. We zorgen ervoor dat verplichtingen eenduidig vastliggen waardoor facturen eenvoudig kunnen matchen, zien tot op compliance en rechtmatigheid en controleren en beheren de contracten. Wij borgen dat zaken operationeel goed lopen, dat de beoogde deadlines worden gehaald en dat afwijkingen direct worden aangepakt.
Verder maken we analyses van de inkoopsituatie en komen we op basis hiervan en op basis van onze ervaring met suggesties hoe zaken verder integraal te verbeteren. Hierbij kijken we ook naar de prestatie van de leveranciers qua betrouwbaarheid, kwaliteit en prijs. We analyseren waar kosten omlaag kunnen, waar processen sneller kunnen en hoe het aantal leveranciers omlaag kan zonder flexibiliteit te verliezen. Zo ontstaat een overzichtelijk leveranciersbestand met duidelijke afspraken en heldere resultaten.
Met BaseCamp Solutions als uw partner voor operationele inkoop krijgen organisaties controle over hun operationele inkoop en hun leveranciers. Ze besparen tijd, reduceren kosten en bouwen aan duurzame relaties met betrouwbare leveranciers. Zo houden ze meer ruimte over voor hun hoofdactiviteiten, terwijl wij zorgen dat de inkoop soepel, kostenefficiënt en volgens afspraak verloopt. Benieuwd naar de mogelijkheden? Neem contact met ons op voor een eerste kennismaking!
