Strategisch facility management vanuit het hoofdkantoor is in de regel het startpunt en moet uiteindelijk worden vertaald naar operationeel facility management op de verschillende vestigingen verspreid over het land. In de meeste gevallen is het de directie en/of het management, hierbij al dan niet ondersteund door een externe partij, die plannen opstellen en met doelstellingen komen. Deze moeten uiteindelijk worden vertaald naar de locatie(s) en/of de facilitaire medewerkers.
Helaas is op de locaties niet altijd de juiste kennis en/of competenties aanwezig om de strategie naar de operatie en concrete doelen te vertalen. Met als gevolg dat de mooie strategische plannen helaas niet gehaald worden. Waar gaan het mis en hoe is dit te voorkomen? Het team van BaseCamp Solutions biedt hierin een passende dienstverlening.
Het verschil tussen strategisch en operationeel
Facility management omvat zowel het management van de facilitaire zaken op strategisch en tactisch niveau als ook het management op operationeel niveau. Het is in de praktijk belangrijk dat deze twee (logisch) op elkaar aansluiten.
Het begint met strategisch en tactisch facilitair management, waarna dit concreet vertaald zou moeten worden naar het operationeel management (ofwel de uitvoering). Voorop staat natuurlijk de doelstelling om de noodzakelijke facilitaire voorzieningen beschikbaar te maken voor de medewerkers en het goed functioneren van de organisatie. Dit is een voorwaarde voor het leveren van de resultaten vanuit de kernactiviteiten.
Strategisch facility management draait om het geven van richting/sturing via plannen en ontwerpen van al de gevraagde facilitaire voorzieningen. Operationeel management gaat vervolgens om het gebruik en beheer van deze facilitaire voorzieningen.
Een cruciale factor om strategisch facility management succesvol te vertalen naar operationele acties is effectieve communicatie en samenwerking tussen de betrokken partijen en inzicht in de status van facilitaire zaken. Dit betekent dat het hoofdkantoor regelmatig in contact moet staan met de vestigingen en de (facilitaire) medewerkers en er een systeem moet zijn waarin zaken worden geregistreerd. Transparantie, open communicatie en samenwerken zijn voorwaardelijk en maken het gemakkelijker om strategische plannen te vertalen naar de dagelijkse werkzaamheden op locatie en deze via KPI’s meetbaar te maken.
Focus op meerdere facilitaire processen
Vanuit facility management bestaat er een focus op meerdere facilitaire processen. Al deze processen vragen dus om zowel strategisch management als operationeel management.
Wanneer we kijken naar deze processen, dan kunnen we deze in de basis in drie belangrijke delen opsplitsen.
- Huisvesting
Op de eerste plaats is er de huisvesting, waaronder de gebouwen, verzekeringen, belastingen en terreinen horen. - Services en diensten
Dan zijn er de (facilitaire)services, waartoe onder meer de beveiliging, receptie, catering, vuilafvoer, schoonmaak en energie behoren. - Middelen
Op de laatste plaats zijn er de middelen. Hieronder vallen onder meer de tele- en datacommunicatie, de inrichting en de kantoorbenodigdheden.
Verschil tussen grotere en kleinere organisaties
Kijkende naar strategisch als operationeel management zijn er belangrijke verschillen te zien tussen de grotere en kleinere organisaties. Binnen de grotere organisaties draait het vooral om het bijsturen en aansturen van facilitaire processen, om het controleren van resultaten, om het inrichten van beleidskaders en de uitvoering van het beleid. Binnen de kleinere bedrijven gaat het voornamelijk om de operationele processen op facilitair gebied.
Voor een optimaal facilitair beheer is het in beide gevallen van belang dat de juiste kennis en expertise in huis is of wordt ingehuurd om de plannen (strategie) om te zetten in de juiste uitvoering en borging.
Training en opleiding van facilitaire medewerkers
Een belangrijk aspect om de vertaling van strategisch naar operationeel facility management te verbeteren, is het investeren in de training en opleiding van de facilitaire medewerkers. Dit kan hen helpen om de vaardigheden en kennis te ontwikkelen die nodig zijn om de strategische plannen effectief uit te voeren op operationeel niveau. Door continu leren en ontwikkelen te stimuleren, kunnen facilitaire medewerkers beter inspelen op veranderingen als gevolg van de strategie en waardevolle feedback en input geven voor de strategie.
Technologie en innovatie in facilitair beheer
Het toepassen van technologie en innovatie in het facilitair beheer is nadrukkelijk gewenst om zo een effectieve vertaling van strategisch naar operationeel management te kunnen realiseren, deze te meten en te verbeteren.
Daarnaast helpt automatisering met FMIS-software en data-analyses facilitaire processen efficiënter en effectiever uit te voeren. Dit helpt niet alleen om de operationele kosten te verlagen, maar zorgt er ook voor dat de KPI’s en dus ook de strategische doelen beter worden behaald.
Ontzorgen van facilitair beheer
BaseCamp Solutions begrijpt het belang van effectieve communicatie, opleiding en technologie in het vertalen van strategisch facility management naar operationele acties. Onze dienstverlening Facility Camp omvat niet alleen het ondersteunen bij de vertaling van strategische plannen naar een doelmatige uitvoering, maar ook het implementeren van technologieën (FMIS) en het faciliteren van effectieve communicatie tussen alle betrokken partijen. Zo zorgen wij ervoor dat uw organisatie optimaal gebruik kan maken van de beschikbare facilitaire voorzieningen en dat de strategische doelen en KPI’s worden behaald.
BaseCamp Solutions zorgt met Facility Camp dat strategisch facility management effectief wordt vertaald naar operationeel facility management en ontzorgt klanten zo volledig op het gebied van operationeel beheer. Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek over hoe wij uw organisatie kunnen ondersteunen op facilitair gebied.
