Door gebruik te maken OCI-koppelingen maak je het jezelf gemakkelijk en bespaar je tijd op het gebied van inkoop. Veel inkopers van bedrijven zoeken naar manieren om de administratieve werkdruk te verminderen ofwel tijd te besparen. Waardoor men zich bezig kan houden met echte inkoopzaken en zo (meer)waarde kan creëren voor de organisatie.
Maak jij al gebruik van een P2P inkoopsysteem en OCI-koppelingen? Of weet je nog niet wat dit precies is of hoe dit te doen? Team van Inkoop-Camp van BaseCamp Solutions vertelt je graag meer over hoe je tijd en geld kunt besparen met OCI-koppelingen, ofwel webshopkoppelingen.
Wat zijn OCI-/webshopkoppelingen en hoe werken ze?
Laten we bij het begin beginnen: wat zijn OCI- of webshopkoppelingen precies? OCI staat voor Open Catalog Interface. Een OCI-koppeling is een koppeling tussen het ERP/P2P systeem van je eigen organisatie met de webshop van een leverancier. Zo kun je via je eigen systeem direct een bestelling plaatsen in de webshop van de leverancier, die ook als verplichting (inkooporder) zichtbaar wordt in je eigen systeem.
De bestelling in een webshop krijgt alle juiste kenmerken met zich mee zodat deze direct en effectief in het inkooppakket verwerkt kan worden. Wanneer op deze wijze een inkooporder gegenereerd wordt, dan wordt deze vervolgens verwerkt zoals alle andere inkooporders en doorloop je ook de normale stappen van goedkeur. Doordat je de online catalogus van de toeleverancier gebruikt is het artikelbestand in vrijwel alle gevallen actueel en compleet.
Verminder fouten door automatisering van inkoopprocessen
Hoe minder menselijke handelingen betrokken zijn bij het inkoopproces, hoe kleiner de kans dat fouten worden gemaakt. Wanneer inkoopprocessen nog geheel of gedeeltelijk handmatig worden uitgevoerd, dan ligt het risico op fouten een stuk hoger. Mensen maken immers nu eenmaal fouten. Een klein typfoutje kan echter grote gevolgen hebben. Door te werken met leveranciers die een OCI-koppeling aanbieden kan een deel van de inkoopprocessen geautomatiseerd worden. Op die manier neemt de kans op fouten fors af. Fouten, en de bijbehorende gevolgen daarvan, kosten tijd. Door deze fouten zo veel mogelijk uit de processen te filteren, kan er dus aanzienlijk tijd en dus ook geld worden bespaard en voorkom je frustraties.
Real-time inzicht in beschikbare voorraad en prijzen
OCI-koppelingen zorgen ervoor dat je altijd een optimaal inzicht in de processen en bestellingen hebt. Er is altijd een actueel voorraadoverzicht beschikbaar en de prijzen zijn inzichtelijk. Met de juiste koppelingen weet je direct of jouw toeleverancier voldoende voorraad heeft om jou te kunnen leveren, wat jouw organisatie op dat moment nodig heeft en welke prijs gevraagd wordt. Dit vereenvoudigt het proces niet alleen, maar zorgt ook voor meer snelheid van de inkoopprocessen en borging van tijdige beschikbaarheid en wellicht zo de continuïteit.
“Een goede inkoopstrategie zal bijdragen aan het succes van een bedrijf.”
Voordelen voor zowel inkopende partij als leveranciers
OCI-koppelingen bieden interessante voordelen voor zowel de inkopende partij als de toeleverancier. De communicatie is zeer efficiënt, waardoor er direct een besparing in zowel tijd als geld ontstaat. Het is niet meer nodig om dubbele handelingen uit te voeren en inkopen gaan veel makkelijker en sneller.
Inkooporders kunnen direct ingevoerd worden, omdat het bestelproces via het interne ERP-systeem verloopt. De organisatie kan de inkooporders op deze manier direct goedkeuren en doorvoeren. Alle productinformatie is voortdurend beschikbaar, waardoor de inkoopafdeling niet voor vervelende verrassingen komt te staan. En voor de toeleveranciers betekent dit een stevigere band met de klant en de garantie van de klant dat er ook in de toekomst zaken zullen worden gedaan.
Laat je ontzorgen door Inkoop Camp
Je wilt ervoor zorgen dat de operationele inkoop binnen jouw organisatie effectief, professioneel en goed georganiseerd is. BaseCamp Solutions helpt je hierbij! Met Inkoop Camp zorgen wij er onder meer voor dat alle operationele inkooptaken doelmatig en rechtmatig worden uitgevoerd, issues adequaat worden opgelost, contracten adequaat worden beheerd en dat jouw organisatie meer grip en sturing krijgt op de inkoopuitgaven. Ben je benieuwd naar wat wij met Inkoop Camp voor jouw organisatie kunnen betekenen? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.
